●ケンタッキー訪問記【リハウジング作業】

アーカイブを見た後にリハウジング作業の部屋に寄りました。
入り口のすぐ横の広い部屋が受け入れた資料の整理のスペースになっていて、たくさんの受け入れた段ボール箱があり、整理中の資料が広げられていました。

資料を新しいボックスに入れ替える作業では、分類整理のルールが決まっていて、個別フォルダを使って紙資料を仕分けていました。この過程で金属クリップを取ったり、ファイルボックスに入らない丸めたポスターなどは大判フォルダに挟まれます。マウントしたフィルムをアシッドフリーの容器にリハウジングしたり、社外倉庫に保管している資料の入れ替えといった私には珍しい作業も行われていました。

この時は資料は個別フォルダはかぶせ蓋ボックスにきれいに入れ替え中で、隣では大学アーキビストがそのボックスをデスク横に置いて、個別フォルダと広げた上で資料を見ながら書き込んだ情報などをパソコンで入力していました。個別フォルダは二つ折なのでサッと開けば中身は一目瞭然。これが封筒だと中身が見えず出して確認するのが結構な手間となるようで、リハウジング段階では資料を扱いやすい個別フォルダやL字封筒がよいことがわかります。ポストイットでメモを貼ったり、整理前段階の仮整理的な作業が無駄なく進めやすそうです。

広い部屋には資料がたくさんありましたが、整理に使う包材や箱が決まっていてルールがあるのでシステマチックに作業が進行しているようです。広い スペースは日本のアーキビストにはうらやましい環境ではないでしょうか。資料整理の参考になればと思い、紹介しました。

ケンタッキー大学訪問【アーカイブ】

スマファイ店長やすだです。 10月にアメリカのケンタッキー大学UKを訪問しました。 Conservation Librarianの日沖和子さんの紹介で、図書館のSpecial Collections&ArchivesのアーキビストのRuth Bryanさんにアーカイブを案内してもらいました。主に受入れ資料のリハウジングの流れを見せてもらいました!ukrh-01
大学の教授や関係者の資料や地域資料などを積極的に受け入れているとのこと。
一番初めに茶色い段ボール箱に詰め込まれた資料がある書庫に行きました。これは日本でもよくみる光景です。段ボール箱にガサッと入った受け入れ資料を選別するのがアーキビストの役目の1つ。ukrh-10
↓ リハウジングするとこうなります。↓ukrh-12-1

リハウジングの基本は、資料を整理して、新しいボックスや個別フォルダに納めていきます。その中で「金属クリップを取るかそのままか」「封筒から手紙を出して伸ばすか出さないか」「補修が必要か」といった判断をします。個別フォルダはアメリカ定番のMetal Edge社のがっちりしたA4のファイルボックスに収納します。 書庫に定型のファイルボックスが並んでいる様子を見ると、初めに見た段ボール箱からリハウジングしてスッキリ。スマファイと一緒♪

量が多い場合はかぶせ箱に個別フォルダをビッチリ詰めてました。「重くなっちゃうんだけどね」といいながらかぶせ箱を出してくれるRuthさん。大きな地図やポスターは平たい箱に平置きは日本でも同じです。あらためて、個別フォルダとファイルボックスの組合せは使いやすく、リハウジングの基本だなと思いました。
亀裂がある資料が出てきた時に「こういうのは補修するの?」と聞くと「補修したいと思うけど、歴史資料はたくさんあるから、時間や優先順位を考えないといけないので、うーんこれだと処置しないわ」と答えてくれました。日本の担当者と同じお悩みですね。

封筒よりも、個別フォルダが主流みたいです。個別フォルダへの資料番号やタイトルの書き方やそれぞれの位置もちゃんとルールがあってシステマチックに管理されています。
箱のラベリングは手書きもあれば、印字したラベルがきれいに貼られているものもあります。手書きは「大きな文字で見やすく」で納得。

日沖さんから聞いていたアメリカのリハウジングを実際に見ることができました。笑顔が素敵なRuthさんのテキパキとした案内のおかげで、リハウジングの概要を把握できましたが、 想像以上に、大量のアーカイブを上手に整理し省スペースでシンプルで使い勝手よく管理されていて、すがすがしい印象です。日本のアーカイブ資料にもリハウジングは相性がよさそうです。

ケンタッキー大学図書館のオフィシャルブログに私の訪問が載りました。http://uklibrariesbirdseye.blogspot.com/2016/10/tokyo-restoration-and-conservation.html