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アーカイブのリハウジング【実践編】

基礎編では、アーカイブの原形保存において資料にどんな処置を施したのかという記録を残すことで、基本原則から外れることなく、資料の現状を改善して保全することがリハウジングですとお伝えしました。 リハウジングの基本作業自体は誰でもできることです。誰でもできるようにするには、マニュアルと監督役(=リーダー)が必要です。したがって実践編では、実際の作業について、これからリハウジングに関心を持つみなさまにお役に立つようにご紹介します。

♪リハウジング実践編 Advanced lesson about Rehousing♪

1)現状記録    Documentation
2)紐等の除去   Removing
3)ドライクリーニング Dry Cleaning
4)整形      Reshaping
5)容器収納    Repacking
6)再排架         Reshelving

●1)現状記録 Documentation
<記録:調書> 記録する項目は、年月日、通番号、資料番号、置き方、大きさ、厚さ、資料のタイプと綴じ形態です。 手っ取り早いのは、紙の調書に手書きで記入する方法ですが、後々のことを考えると、便利なのはタブレット入力です。NAJの調査研究もタブレットを利用しました。調書を何枚も持たなくてよく、項目の変更・追加も簡単で、入力データはそのままリハウジングのデータベースになります。
<記録:画像> 調書を補完する記録として画像を残します。デジカメで撮影しますが、近現代アーカイブ資料は似たようなものが多いので、代表的な資料をデジカメで撮影したら、後は「以下同文」扱いにできます。棚の外観撮影をしておくのもよいです。
<記録:その他> 記録は資料に目を通す機会なので大切ですが時間をかける必要はありません。リハウジングで劣化破損の診断をするならば、「診断基準マニュアル」を用意してください。診断に個人差が生じないように、平成26年度のNAJの劣化調査の診断基準、診断マニュアルの解説を参照してください。(pp63-70)

●2)紐等の除去 Removing
<紐・包み紙の扱い> 麻紐、ビニール紐が簡単にほどけなかったら、ハサミで切ってください。古文書と違って結び方などに特別な意味はほとんどありません。変わった紐は廃棄するかどうかをリーダーに照会してください。包み紙なども同様。
<資料の扱い> 紐や包み紙を取った後は、資料の順序が変わらないように気を付けて、仮置き箱を用意して納めます。資料が分厚ければ、適当な量に分けて枝番を付けて箱に入れます。ドライクリーニングの時に順番がわかるようにします。なお、仮置き箱は蓋のない浅いトレーのような形状がよいです。

●3)ドライクリーニング Dry Cleaning
これはクリーニングマシンが必要です。ない場合は、段ボール箱などで代用するしかありませんが、作業環境を整えるのは資料にとっても作業者にとっても大切なので、ぜひ購入してください。TRCCで使用しているHEPAフィルター付で優しく吸引してくれる卓上型はおススメです。
<クリーニング> 毛が柔らかい刷毛ややや堅めの刷毛をホームセンターなどで用意してください。最初はページを開かないで外側に付着した埃や塵等の汚れを払い落とします。次に表紙やページを開いて内部に入り込んでいる汚れを払います。紙が折れている部分や綴じの隙間には埃が入り込みやすいので、毛足の長い刷毛で丁寧に除去します。触っても手が汚れない程度になったら完了です。

●4)整形 Reshaping
本紙の折れやシワを伸ばしたり、はみ出した文書を整えて冊子の中に納めます。大きなパンチ穴の外れ程度なら綴じ直します。劣化が著しい文書があれば、封筒に入れたりしてバラバラにならないようにします。また錆びた金属留め具(ステープラーやクリップなど)について、除去するかしないかはリーダーに照会してください。
<整形と修復の違い> 道具や時間を要する専門的な修復技術と違い、リハウジングにおける整形は、原則として水や糊を使わないで文書の形状を改善する作業です。折れやシワを伸ばしたり、文書の偏りやはみ出しを整えるだけで、ずいぶんと資料が扱いやすくなります。1冊を修復する時間と費用で何十冊もの資料がリハウジングできるともいえます。

●5)容器収納 Repacking
資料を傷めないように使うのが容器・包材です。棚に排架しやすい定型の容器に資料を納めて保護します。例えば、縦に排架する薄い資料はパンフレットボックスに、封筒に入ってる資料はファイルボックスに納めます。いずれも出し入れによるストレスが改善されます。かぶせ箱も角0封筒が納まる小型サイズがあると資料がまとめて納められるので便利です。 文書のはみ出しや軽度の破損がある簿冊資料は保護用紙で包んで2㎜程度の厚いボードでしっかりと挟むアーカイブラッパーと紐帙(ヒモチツ)を組合せてリパッキングします。厚すぎる資料は分冊して保護用紙に包んで紐帙に挟みます。
<容器収納の効果> 容器が定型だと、スペースに無駄がなく排架がすっきりとします。資料に合わせて容器を作るより、容器に合わせた方が案外整理しやすいです。ちょっと傷んだ資料や弱い資料を紐で横方向に一重に括る、封筒に入れるといった簡単な方法だけでも資料を傷めません。簿冊資料のアーカイブラッパーと紐帙の組合せは、縦置きでも横置きでも、隣り合う資料を傷めないので便利です。

●6)再排架 Reshelving
棚を乾いた布で拭いてから資料を並べます。ファイルボックスやパンフレットボックスを利用すれば資料を積み重ねずに立てて排架できます。 再び排架する段階は資料を手に取っても黒くならないし出し入れしやすくなるのでとても気持ちがいい作業です。 3回に分けて、アーカイブ資料のリハウジングについて書いてきましたが、ここで小休止。 このトピックはスマファイに通じるものなので、また具体例やマニュアルについてもご紹介します。リハウジングしてみたいなと思ってくださったら幸いです(^.^)。リハウジング用の保存容器を近々webshopでも扱う予定です。詳しく知りたい方はスマファイ店長までメールしてください。

★おまけ
NAJのリハウジング調査ではしなかった書庫内作業ですが、オランダのアーカイブでは書庫の一角でリハウジング作業を行っARA_verpakkenてました。スタッフ2名が資料を刷毛でクリーニングしてから包材で包んで収納するリパッキング作業は、動線に無駄がなくテキパキと手を動かしてとてもシンプルな流れが印象的です。 オランダの公文書館職員のマニュアルの中にVerpakken van Archievenというリハウジングの章がちゃんとあるからだと思われます。(図はリパッキングの机や備品の配置図)  

★リハウジングの視点
日本のアーカイブズでもリハウジング的なことは当然行われています。受入れ資料を燻蒸して汚れを落として登録して収蔵するという一般的な流れはほぼリハウジングです。違いは、資料が紐で縛られて分厚かったり、汚損破損がひどい状態だと、利用が困難な資料として、原形保存に則った修復対象のように扱われてしまいがち。当然、大量の資料の修復予算はないためストップします。それをリハウジングの視点でみたら、クリーニング→整形→リパッキングの作業でかなり多くの資料が整理できるようになります。

アーカイブのリハウジングしました

スマファイ店長は昨年度は国立公文書館の委託事業でリハウジングの調査研究を行いました。以前リハウジングに関してブログに書きましたが、その後本格的にリハウジングを実施いたしました。(調査の受託者は紀伊國屋書店でTRCCはリハウジング担当のみです) 詳細はNAJのウェブに報告書が公開されましたのでそちらをご覧ください。一つの報告書に脱酸とリハウジングがあってリハウジングは後半です。
脱酸性化処理・リハウジングの試行実施を通じた調査研究業務 報告書

ここでは、報告書とは違った視点でリハウジングの概念や実践例を段階的にご紹介したいと思います。
♪リハウジング入門編 All about Rehousing♪
 ★リハウジングとは
何度も言いますが「資料の形態を変えずに収納を改善して使いやすくし、破損や汚損を増やさない予防処置」のことです。
1)収納を改善して使いやすくするとは、、、
・資料を積み重ねた排架を変える。適切な包材に収納する。
2)破損や汚損を増やさないとは、、、
・外側の汚れを除去する。ダメージを与える紐などを取り除く。

★リハウジングの対象
ということで対象になるのは、外側に塵や埃が付着していて汚らしく見える資料やグシャッと紐で縛られている資料、折りたたんだ大きな資料、分厚い資料、棚に積み重ねて排架されている資料などです。これらは一見するとひどく傷んでいるように見えるのですが、実は破損や劣化がひどくないことが多いのです。(平成25年度のNAJの劣化調査でわかりました)
塵がついているので触ると手が黒くなります。直接積み重ねてるので下の資料を取る時に紐が引っかかって破れそうになります。なので、このままでは使いにくいからリハウジングが必要になるのです。
こういう資料を抱えているところって多いのではないでしょうか。

★リハウジングの基本
塵を刷毛でクリーニングすればきれいになるし、紐を取り除いて包材を変えたり排架を変えれば安全に手に取ることができ、活用できます。
そんな簡単なこと?って思われるかもしれませんが、それができないものなのです。だからNAJはリハウジングを実施するにあたり試行的に調査研究をしておく必要があったと思います。
ということで、具体的な内容は♪リハウジング基礎編♪に~。実際に行ったリハウジングはとてもすっきりする楽しい作業でした。

★リハウジングの背景
平成25年度のNAJの劣化調査報告の中でリハウジングの必要性を提案させていただきました。
欧米ではアーカイブの基本的な作業として浸透しているリハウジングは日本でも全ての公文書館やアーカイブ機関で取り入れてほしいものです。ファイリングの考えと同じで、サッと取り出せないアーカイブは厄介者でしかありません。スマファイ店長としてはアーカイブのリハウジングの重要性をお伝えしていきます。

1990年春号のthe American ArchivistのSpecial Preservation Issueでは、リハウジングは予防の手段で、大量で多様なアーカイブ資料の保存管理における基本作業とありました。それより新しい本のPreservation and Conservation for Libraries and Archives(2005年)の3章にSimple Preservation Techniques : Rehousing library and archive materialsがあります。リハウジングという言葉の意味から具体的な手順(ドライクリーニングや包材の選び方など)について詳細に言及されています。リハウジングという用語は1990年代から使い始められ、その後北米やオーストラリアに定着して、古い箱やフォルダを取り替えることや最初に包材で包むことを指して使われるようになったそうです。

★おまけ 余談ですが手元にあるオランダの資料ではRehousingではなくRepackingという用語です。昨年ポーランドのアーカイブで働いていたお客様にNAJの調査やリハウジングの話をしたら「ああ、リパッキングね~」とおっしゃってたので、ヨーロッパではRepackingを同じ意味で使うようです。他のヨーロッパの国はどうなのか知りたいな~(?_?)

モノガイドに紹介されました!

今月半ばに、モノガイドにスマファイラボのファイルボックスが紹介されました。モノガイドとは、商品情報サイトですが、一般的な通販サイトとは違って、かしこくいいモノを選びたい人のためのサイトです → http://monoguide.com/

モノガイドのユーザーさんは、「いいもの、環境に優しいもの」を求めているが忙しかったり、こだわりの高いものがほしいわけではないという人々で、スマートファイリングの商品を購入してくださる方と同じなのです。まさに、こういうユーザーの方にスマファイのボックスを知っていただき、誰にでもある「これは長くとっておきたいという大切な手紙や資料や物」を入れて保存してもらいたいなと思っています。

ウェブショップを始めてもうすぐ1年経ちますが、他のメディアで紹介していただくのは初めてです。しかも、自分が好きな情報サイトなので、喜びもひとしおです。すてきな商品が紹介されているので、ぜひ見てください。

スマートファイリングボックスは、

最近の記事」のトップに紹介されています。

スマートファイルボックスの紹介記事」にも詳しく紹介されています。

商品アイテムも増やしたばかりですから、どうぞウェブショップをみてくださいね。

新しい商品が仲間入り

スマファイ・ラボでは5月に、定番商品以外のカスタマイズ商品を追加しました!
特定のモノ専用で1個1個切り出して製作するファイリング用品です。今まで、大学や図書館、博物館、企業さまのご要望に合わせて製作していたのですが、多くのお客様のところでも同じようなモノはありそうなのでショップでも販売することにしました。
例えば、デジタル録画以前に録音・録画したカセットやビデオテープ、8ミリテープ。捨てられないものありますよね。ダンボール箱にグチャッとあると邪魔に思えますが、スマファイだとすっきり収まるので気持ちよく残しておきたくなります。ポスターや地図も三角の蓋つきフォルダーだと強度も十分でコロコロせず棚の上なんかに置けて便利です。ビデオテープのことは以前、吉川英治記念館の整理の時にご紹介しましたが、あの箱をショップでも販売します。

中に何を入れたかは、見えるところにちゃ~んと書いておいてくださいね。(すぐ忘れますから、入れたらすぐに鉛筆でしっかり書きましょう!)

リクエストあったら、なんでもお聞かせください。私が形にします!

AV資料用ボックス ポスター用フォルダー

スマファイラボにお客様

休眠状態だったスマートファイリングラボのブログですが、新しい年度に変わり、店長からまた発信させていただきます!年度末に大学や研究機関からファイリングボックスの注文がありました。どうもありがとうございました。
休眠明けのトピックは、4月のお客様です。スマファイラボにフィルムルックス社の営業のAさんとKさんがいらっしゃいました。 同社で扱ってるコリブリ社のブックカバー装着マシンの新型の紹介に来てくださいました。実際に、弱った図書にポリエチレンの透明フィルムを本のサイズに合わせて装着してみましたが、これがとっても簡単なんです。
今のモデルもレバーを手で押さえてバーでフィルムを切断して簡単なのですが、新しいモデルはさらに簡単に!ボタンを押すだけで勝手にバーがフィルムを切断して、とっても楽ちんです。透明フィルムのカバーをつけていると、その上から図書館ラベルやバーコードを貼れるし、表紙が弱っているような図書もカバーできて安心です。

商品名は“e-Leonardo”といい、イタリアの会社ならではのネーミングです(笑)シール式のフィルムカバーと違って、フィルムは接着しないため貴重書にも使えますので、スマファイラボのお客様にもよくご紹介していますので、お試しになりたい方は気軽にお問合せください。

詳しくは、フィルムルックス社のブックカバーシステム(e-Leonardoはコリブリ・ポケットの新モデルです)

パンフレットボックスでスマート整理

東京都現代美術館の美術図書室で、スマファイ・ラボのパンフレットボックスが導入されています。古いパンフレットボックスは酸性紙で金属ステープラーも錆びかけていました。司書の森田さまの依頼で、図書室の書棚の高さと奥行きに合わせた大きさで設計して、幅は10㎝と5㎝の2種類用意しました。美術館の図書室にはサイズや形状が規格外の資料も多く、封筒も使って整理されています。それらが納まるように市販のものより奥行きを大きくして作ったパンフレットボックスには、ほとんどの資料が入るので整理がはかどります。

資料が納まった様子をみたら、図書室の森田さまに「軽くてしっかりして使いやすい。優しい緑色もいいですね」との感想をいただきました。なお分類はわかりやすい字で鉛筆で書いているので見やすく、変更があっても消して書き直せばいいのでシンプルな整理法だと思います。吉川英治記念館さんでのAV資料整理の時も書きましたが、ここもロンドンのRIBAの建築アーカイブの箱に手書きするシンプルな分類と同じです。パンフレットボックスもウェブショップの商品に加えます!

スマートアーカイブ!(大学アーカイブ)

日本女子大学成瀬記念館の最新のファイリングをご紹介します。
創立者成瀬仁蔵氏の蔵書など学園史を中心とした資料を整理、保存している収蔵室を訪問して学芸員の岸本さんに案内してもらいました。A3スマートファイルボックスを使ったアーカイブの整理方法でとっても参考になると思います。

奥の移動書架の上から下まで大きな段ボール箱が納まっているのが目につきます。目録作成中の「成瀬仁蔵アメリカ資料」の整理が済んだものが大きな段ボール箱に8箱ありました。625点分で、主に簡易製本や上製本の大小の書籍や小冊子をB4の透明の袋に納めて立てて箱に詰めていて、中の資料の状態が見えてきれいに整理できています。整理方法はよいのですが、資料が入ると箱がとても重くなってしまって出し入れが大変で、とうとう腰を傷めてしまったとのこと。持ってみましたが10kg以上あり(かなり重いです)、せっかく整理したのに容器が大きくて重いと女性にとっては使い勝手が悪くなってしまいます。特に上段の箱を取り出す時は、3人がかりです。 資料整理の経験者や図書館の方はよ~くご存じだと思いますが、和紙の古文書と違って洋紙の本は箱にたくさん納めると重くて持ち上げるのに難儀します。しかし、重くなるのはわかっていても箱にスペース空くのはもったいないのでつい入れ過ぎてしまいます。

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視聴覚資料(AV資料)のスマート化 【day3:箱入れと分類】

実際に使う側の学芸員の片岡さんに試作をみていただき、ご意見をうかがいました。

段ボール箱1箱分が今回設計した外箱2個分に相当するため、箱数が今の2倍の34、5箱に増えてしまうかもしれないため、片岡さんとしては管理が面倒になるのを心配されていました。ただ数を減らして外箱を大きくすると1箱に入れる量が増えて重くなります。先日棚上から運び下す時もびっちり詰まっている箱はかなり重く10kg以上あり大変だった経験があります。実際にVHSテープ10本入りの箱を量ると2.5kgで、外箱1つで5.0kgでちょうど持ちやすい重さなので(大きさも)、外箱を2つ積み重ねて置くほうが楽チンだと検証できました。【→最終的に、外箱は28箱になり段ボール4箱分も減り節約できました!】

もう一点。今までAV資料容器は書架に直接並べて落下した時中身が出ないようにしてほしいというオーダーでお作りしてきたので、蓋ロックという出っ張りのない差込口を開口部につけていました。今回は外箱があって積み重ねて置くので蓋ロックはどうしますか?とお聞きしたら、「ボクはものぐさですから、すぐ開けて見られるほうがいいですね(笑)」とのこと。外箱から出さないで内箱の蓋をロックせずに開閉できるデザインにしたところ、とっても便利になったことに気づきました!!外箱に入ったまま蓋をさっと開けて中身を確認できるので作業がとても効率的になり、片岡さんに感謝です。(蓋ロック機能は付けているので、内箱だけ持ち運ぶ時は蓋をロックできます)

AV資料と書棚に合わせた箱のユニットができたので、早速工房で製作して記念館に運び込んで箱入れをさせていただきました。

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