「アーカイブズ」カテゴリーアーカイブ

●ケンタッキー訪問記【リハウジング作業】

アーカイブを見た後にリハウジング作業の部屋に寄りました。
入り口のすぐ横の広い部屋が受け入れた資料の整理のスペースになっていて、たくさんの受け入れた段ボール箱があり、整理中の資料が広げられていました。

資料を新しいボックスに入れ替える作業では、分類整理のルールが決まっていて、個別フォルダを使って紙資料を仕分けていました。この過程で金属クリップを取ったり、ファイルボックスに入らない丸めたポスターなどは大判フォルダに挟まれます。マウントしたフィルムをアシッドフリーの容器にリハウジングしたり、社外倉庫に保管している資料の入れ替えといった私には珍しい作業も行われていました。

この時は資料は個別フォルダはかぶせ蓋ボックスにきれいに入れ替え中で、隣では大学アーキビストがそのボックスをデスク横に置いて、個別フォルダと広げた上で資料を見ながら書き込んだ情報などをパソコンで入力していました。個別フォルダは二つ折なのでサッと開けば中身は一目瞭然。これが封筒だと中身が見えず出して確認するのが結構な手間となるようで、リハウジング段階では資料を扱いやすい個別フォルダやL字封筒がよいことがわかります。ポストイットでメモを貼ったり、整理前段階の仮整理的な作業が無駄なく進めやすそうです。

広い部屋には資料がたくさんありましたが、整理に使う包材や箱が決まっていてルールがあるのでシステマチックに作業が進行しているようです。広い スペースは日本のアーキビストにはうらやましい環境ではないでしょうか。資料整理の参考になればと思い、紹介しました。

ケンタッキー大学訪問【アーカイブ】

スマファイ店長やすだです。 10月にアメリカのケンタッキー大学UKを訪問しました。 Conservation Librarianの日沖和子さんの紹介で、図書館のSpecial Collections&ArchivesのアーキビストのRuth Bryanさんにアーカイブを案内してもらいました。主に受入れ資料のリハウジングの流れを見せてもらいました!ukrh-01
大学の教授や関係者の資料や地域資料などを積極的に受け入れているとのこと。
一番初めに茶色い段ボール箱に詰め込まれた資料がある書庫に行きました。これは日本でもよくみる光景です。段ボール箱にガサッと入った受け入れ資料を選別するのがアーキビストの役目の1つ。ukrh-10
↓ リハウジングするとこうなります。↓ukrh-12-1

リハウジングの基本は、資料を整理して、新しいボックスや個別フォルダに納めていきます。その中で「金属クリップを取るかそのままか」「封筒から手紙を出して伸ばすか出さないか」「補修が必要か」といった判断をします。個別フォルダはアメリカ定番のMetal Edge社のがっちりしたA4のファイルボックスに収納します。 書庫に定型のファイルボックスが並んでいる様子を見ると、初めに見た段ボール箱からリハウジングしてスッキリ。スマファイと一緒♪

量が多い場合はかぶせ箱に個別フォルダをビッチリ詰めてました。「重くなっちゃうんだけどね」といいながらかぶせ箱を出してくれるRuthさん。大きな地図やポスターは平たい箱に平置きは日本でも同じです。あらためて、個別フォルダとファイルボックスの組合せは使いやすく、リハウジングの基本だなと思いました。
亀裂がある資料が出てきた時に「こういうのは補修するの?」と聞くと「補修したいと思うけど、歴史資料はたくさんあるから、時間や優先順位を考えないといけないので、うーんこれだと処置しないわ」と答えてくれました。日本の担当者と同じお悩みですね。

封筒よりも、個別フォルダが主流みたいです。個別フォルダへの資料番号やタイトルの書き方やそれぞれの位置もちゃんとルールがあってシステマチックに管理されています。
箱のラベリングは手書きもあれば、印字したラベルがきれいに貼られているものもあります。手書きは「大きな文字で見やすく」で納得。

日沖さんから聞いていたアメリカのリハウジングを実際に見ることができました。笑顔が素敵なRuthさんのテキパキとした案内のおかげで、リハウジングの概要を把握できましたが、 想像以上に、大量のアーカイブを上手に整理し省スペースでシンプルで使い勝手よく管理されていて、すがすがしい印象です。日本のアーカイブ資料にもリハウジングは相性がよさそうです。

ケンタッキー大学図書館のオフィシャルブログに私の訪問が載りました。http://uklibrariesbirdseye.blogspot.com/2016/10/tokyo-restoration-and-conservation.html

ユーザー紹介【立教大学共生社会研究センターさま】 

昨年2015年からスマファイを使っていただいている立教大学共生社会研究センターさまを訪問しました。

共生社会研究センターは国内外における多様な市民の社会活動に関する資料を収集整理、保存、公開し、研究の促進を図るセンターとして、2010年4月に立教大学の池袋キャンパス内に設立されました。
所蔵資料は、埼玉大学共生社会教育研究センターが所蔵していた国内外の住民運動・市民運動機関誌コレクションを母体とする約26万点の資料群のほか、「ベ平連」関連資料、川崎製鉄大気汚染裁判資料、練馬母親連絡会資料、さらには宇井純氏や鶴見良行氏の個人資料などで、戦後の市民活動の記録として他に類を見ない、膨大な資料群です。資料検索のデータベースを整備し、学内および一般の方に利用されています。(参照:立教大学共生社会研究センターWEBサイト

案内してくださったのはアーキビストの橋本陽さま。
移転を機にスマートファイリングをスタートされた事例として、ご紹介させていただきます。

整理が終わった浜岡原子力発電所関連資料を拝見しましたが、スマファイのA4とA3ファイルボックスが書架にきれいに納められていました。(①受け入れ→②封筒で整理→③スマファイで整理)

まさにスマファイのイメージ通りにリハウジングされている様子に感動しました! 私は研究者ではないので主役である資料にではないですが(^^ゞ
こちらの整理方法はシンプルです。
1.連番に整理された資料をスマファイ個別フォルダに入れる。
2.タブに資料番号、タイトル、箱番号を鉛筆で手書きする。
3.スマファイのファイルボックスに個別フォルダを手前から順に入れる。
4.ボックスの側面に資料名、箱番号、資料番号を鉛筆で手書きしたラベルを貼る。
5.排架する。(一般的な棚幅85㎝に9箱納まるサイズです)
元々茶封筒などに整理されてパンフレットボックスに立てていたのをファイルボックスに入替えるリハウジングです。

●封筒から個別フォルダに変えたのがリハウジング・ポイント♪封筒だと、当然中身を見るには資料を袋から引っ張り出してまた突っ込んで戻すというプロセスが伴い、資料が傷める可能性があります。封筒も長年使っていると角がクシャと折れたり破れたりしてきますし。
個別フォルダの場合、フォルダ自体が180度全開するので資料を直接袋から引き出さないで済むので、資料を傷めません。箱の中でチョコッと開いて資料を覗いてみることもできます。アーキビストやスタッフが扱うなら個別フォルダから資料がはみ出したりして資料を傷めるようなことはまずありません。もちろんガサツでおっちょこちょいな閲覧者には注意が必要です! 近現代資料の資料整理には、個別フォルダは便利です。

●箱ラベルや個別フォルダのナンバリングが鉛筆なのも嬉しいリハウジング・ポイント♪
鉛筆で手書きだと、文字数や文字幅も自由に調節できます。例えば「〇~〇は別置」といった情報も箱にちょこっと書き込んでしまえてわかりやすい。資料整理していると、資料が後から追加されたり番号がずれるというのがしょっちゅう。鉛筆書きだとすぐ直せます。誰かに見せるとか完成リストがあるとか特別な理由がなければ、ラベルは手書きのほうがよいと私は思います。そして手書きは記憶にも残りやすいですしね。もちろん整理が済んだらきれいなラベルを貼ってもよいですね。
オーディオテープも何100本もあり、それらもスマファイの容器で整理されています。

私自身、共生社会という言葉は「障害者との共生」というイメージでしたが、webでいろいろ調べてみたら、それは一部で、子供、老人、男女、障害者、外国人など全ての人々が社会から阻害されることなく人間として生きることができる社会だそうです。それが脅かされることで市民運動がおこり、その過程で生み出された一次資料の存在の重要性に今更ながら気づかされました。今回資料整理の現場で、様々な歴史資料がストレスなくファイリングされて収蔵庫にならんでいる様子をみて、私には容器の中で手書きやガリ版刷りの古い資料が利用されるために静かにスタンバイしているように思えてなりませんでした。

橋本さまに1年前にスマファイを買う当時の話をお聞きしました。
「2015年4月に現在の建物に移ったのを機に、排架の整備と保存容器の入替えのために、容器を探しました。以前ある方から資料整理用のファイルボックスセットがある、しかも安いと聞き、使えるかもと思いました。自分たちが所蔵する資料は量が半端なく多くこれからも収集は続くうえに、コスト面から高価な中性紙箱だけでの対応は難しく、また近現代資料のザラ紙や酸性紙への温湿度変化、光、ホコリの影響を少なくしたいので、蓋があるスマファイのファイルボックスはちょうどよいなと思い、webでみてメール照会しました」とのこと。そしてお隣の立教学院展示館でスマファイ容器を使っていることをご案内するとすぐに実物を見に行かれました「立教学院展示室では、スマートファイルボックスが非常にきれいに配列されていて感動しました。またサンプルとして1箱貸してくださり非常に参考になりました」と橋本さまからすぐメールいただき嬉しく思いました。百聞は一見に如かずですね。
最終的に、研究センターの皆様で資料の数量、排架スペース、扱いやすさや価格などを考慮し、スマファイのファイルボックスを選んでいただいたとのこと。まさに、アーキビストによるリハウジング実践例だと思います。
アーカイブ資料をリハウジングすることは、容器を上手に使って扱いやすく保全して資料を長持ちさせることなので、資料収集機関に不可欠だと思います。久しぶりのお客様紹介(スマートカスタマー♪)なので長くなりましたが、理想的な資料整理ファイリングを実践されているので、詳しくご紹介させていただきました。

アーカイブのリハウジング【基礎編】

入門編に続いて、またまたリハウジングです。
日本でアーカイブの保全や整理に関して、これが教科書というのは見当たりません。したがって公文書館や資料収蔵機関では、古文書整理の手法を基にして、行政文書などの近現代資料を保管しているのが現状です。ただし近現代資料アーカイブを和綴じの古文書と同じように扱うのは無理があります。
昨年度、近現代の歴史資料アーカイブの保全手段としてのリハウジングをNAJで調査研究したことを踏まえて【基礎編】と【実践編】に分けてわかりやすくご紹介したいと思います。

♪リハウジング基礎編 Basic Lesson about Rehousing♪
★リハウジングの流れ
まず最初に「資料の形態を変えずに収納を改善して使いやすくし、破損や汚損を増やさない予防処置」であるリハウジングですが、現在の形態を絶対に変えてはいけないという意味ではありません。資料管理者の多くが、グシャッと紐で括られたり綴じが外れかけている扱いにくい形も「原形」と思っているように思えます。不格好な厚い簿冊をわざわざ採寸して作った箱に入れることを、形態を変えずに収納を改善することだと思われがちです。箱に入れば確かに不格好な印象は見えなくなりますが、中身はありのままで~♪でちっとも使いやすくなってません。
これは公文書館における基本原則の原形保存の原則に「原形はできる限り変更しないこと」とあるからでしょう。たしかに古文書は綴じ方、折り方、括られ方なども重視されますが、近現代資料の場合ちょっと異なります。昭和の戦前戦後の資料を悲惨な状態で受け入れた場合、それは原形というより現状と言う方が相応しいはずです。
もちろん、このグシャッと折って紐で括って変形した状態も痕跡として意味があり原形保存の対象と見なすならば、それはできるだけ尊重してリハウジングするのが望ましいです。問題は何を原形として保存の対象とするかです。日本の近現代の公文書や簿冊資料の原形保存の概念をどのようにリハウジングに適応させるか。リハウジングに取り組む前にここを整理しておくと、リハウジングの流れが組み立てやすくなります。
ではどうするのか。
まず、リハウジング前の現状を記録に残してください。その上で思い切って古い紐は切ります、分厚い資料なら厚みを記録して分冊します。これが原形保存の原則と記録の原則に基づいたリハウジングの流れです。現状では扱いにくい資料の形態は変えなければ何もできないからです。資料を受け入れたらリハウジングというくらい業務の流れに組み込めると理想的です。

★リハウジング作業
1)現状記録    Documentation
2)紐等の除去   Removing
3)ドライクリーニングDry Cleaning
4)整形      Reshaping
5)容器収納        Repacking
6)再排架         Reshelving
*英語のイメージがわかりやすい場合もあるので併記しました。

主なリハウジング作業について簡単に説明します。
1)現状記録 Documentation
作業前に資料の現在の状態を記録する。調書作成と外観撮影。
2)紐等の除去 Removing:
資料の紐をほどくあるいは切る。包み紙を除去する。
3)ドライクリーニング Dry Cleaning:
資料の表紙、天、地、小口等の塵や埃を刷毛できれいにする。
4)整形 Reshaping:
資料の折れやシワを伸ばし大きくはみ出した文書を中に納めて全体を整える。
5)容器収納 Repacking(Repackagingともいう):
必要に応じて資料を紙やボードと紐で包んだり定型のファイルボックスに収納する。
6)再排架 Reshelving:
パンフレットボックスを利用したりして資料を傷めない排架に変更する。

基本的にこの1~6の作業はすべて修復保存の専門知識を持たない人にできることばかりです。実際にNAJのリハウジング調査研究の時は全員が修復保存の未経験者でしたが、マニュアルと現場監督者のレクチャーだけで作業できました。シンプルな作業なので手間も時間もかかりません。リハウジングした棚の資料は手に持っても汚れが付かなくなって安心して出し入れできるようになりました。結果として資料を傷めるストレス要因がなくなり扱う担当者の負担も激減しました。
もちろんリハウジング工程だけでは利用に供せないような劣化損傷がある資料に対しては、軽度の修復・本格的な修復が必要とされるわけでそれは専門家に任せます。その判断はマニュアルにプラスして作業者が経験を積むことで可能となります。
より具体的な作業内容やコストについて【実践編】でまとめます。

★リハウジングの心構え
繰り返しになりますが、公文書館における基本原則の原形保存の原則では「史料の原形はできる限り変更しないこと」とあり、同じく記録の原則では「史料群の現状に変更を加える場合は記録に残す」とありますので、記録さえきちんと残せば形態は変えてもよいのです。例えば、イギリスの国立公文書館のリハウジングのマニュアル[Preparation of Records]には「厚過ぎるファイルは5㎝以下になるように分冊しなさい」とちゃんと書いてあるんです。欧米が全て正しいというつもりはありませんが大いに参考になります。
ということで、近現代資料アーカイブは原則をふまえた上で、ファイリング整理の手法で使いやすく収納改善してリハウジングしてほしいと切に思います。

*参照:NAJのリハウジング報告書
脱酸性化処理・リハウジングの試行実施を通じた調査研究業務 報告書

アーカイブのリハウジングしました

スマファイ店長は昨年度は国立公文書館の委託事業でリハウジングの調査研究を行いました。以前リハウジングに関してブログに書きましたが、その後本格的にリハウジングを実施いたしました。(調査の受託者は紀伊國屋書店でTRCCはリハウジング担当のみです) 詳細はNAJのウェブに報告書が公開されましたのでそちらをご覧ください。一つの報告書に脱酸とリハウジングがあってリハウジングは後半です。
脱酸性化処理・リハウジングの試行実施を通じた調査研究業務 報告書

ここでは、報告書とは違った視点でリハウジングの概念や実践例を段階的にご紹介したいと思います。
♪リハウジング入門編 All about Rehousing♪
 ★リハウジングとは
何度も言いますが「資料の形態を変えずに収納を改善して使いやすくし、破損や汚損を増やさない予防処置」のことです。
1)収納を改善して使いやすくするとは、、、
・資料を積み重ねた排架を変える。適切な包材に収納する。
2)破損や汚損を増やさないとは、、、
・外側の汚れを除去する。ダメージを与える紐などを取り除く。

★リハウジングの対象
ということで対象になるのは、外側に塵や埃が付着していて汚らしく見える資料やグシャッと紐で縛られている資料、折りたたんだ大きな資料、分厚い資料、棚に積み重ねて排架されている資料などです。これらは一見するとひどく傷んでいるように見えるのですが、実は破損や劣化がひどくないことが多いのです。(平成25年度のNAJの劣化調査でわかりました)
塵がついているので触ると手が黒くなります。直接積み重ねてるので下の資料を取る時に紐が引っかかって破れそうになります。なので、このままでは使いにくいからリハウジングが必要になるのです。
こういう資料を抱えているところって多いのではないでしょうか。

★リハウジングの基本
塵を刷毛でクリーニングすればきれいになるし、紐を取り除いて包材を変えたり排架を変えれば安全に手に取ることができ、活用できます。
そんな簡単なこと?って思われるかもしれませんが、それができないものなのです。だからNAJはリハウジングを実施するにあたり試行的に調査研究をしておく必要があったと思います。
ということで、具体的な内容は♪リハウジング基礎編♪に~。実際に行ったリハウジングはとてもすっきりする楽しい作業でした。

★リハウジングの背景
平成25年度のNAJの劣化調査報告の中でリハウジングの必要性を提案させていただきました。
欧米ではアーカイブの基本的な作業として浸透しているリハウジングは日本でも全ての公文書館やアーカイブ機関で取り入れてほしいものです。ファイリングの考えと同じで、サッと取り出せないアーカイブは厄介者でしかありません。スマファイ店長としてはアーカイブのリハウジングの重要性をお伝えしていきます。

1990年春号のthe American ArchivistのSpecial Preservation Issueでは、リハウジングは予防の手段で、大量で多様なアーカイブ資料の保存管理における基本作業とありました。それより新しい本のPreservation and Conservation for Libraries and Archives(2005年)の3章にSimple Preservation Techniques : Rehousing library and archive materialsがあります。リハウジングという言葉の意味から具体的な手順(ドライクリーニングや包材の選び方など)について詳細に言及されています。リハウジングという用語は1990年代から使い始められ、その後北米やオーストラリアに定着して、古い箱やフォルダを取り替えることや最初に包材で包むことを指して使われるようになったそうです。

★おまけ 余談ですが手元にあるオランダの資料ではRehousingではなくRepackingという用語です。昨年ポーランドのアーカイブで働いていたお客様にNAJの調査やリハウジングの話をしたら「ああ、リパッキングね~」とおっしゃってたので、ヨーロッパではRepackingを同じ意味で使うようです。他のヨーロッパの国はどうなのか知りたいな~(?_?)

大量のDVDケースの収納

昨年度多かったのが、AV視聴覚資料用の容器の注文です。 AV資料は、VHSビデオテープ、カセットテープ、DVD/CDケースといった規格品なので、ファイリング 整理はしやすい対象物です。以前ご紹介した吉川英治記念館さまのVHSテープ恵泉女学園さまのカセットテープ のスマファイ事例もご覧いただいたようです。

今回はDVD/CDケースのファイリング整理の事例です。 お客様は神戸市の人と防災未来センターの震災資料室さま。担当者の吉原大志さまはVHSテープやカセットテープをスマファイ用品で整理して、使いやすさ、管理しやすさを実感した経験者。大量にあるDVD/CDケースも上手に整理したいと特注容器のご相談を受けました。DVD/CDケースの収納は、段ボール箱に詰めるとたくさん入り過ぎて重くなる、かとい って箱内にスペースを余らせるのはもったいない、重ねると中でガシ ャガシャ動いて整理しにくい、市販の容器は小さいなど、といったお悩みがあります(^^;) 吉原さまの「コンパクトにしたい」「資料群のまとまりは維持したい」というご要望を次のポイントで設計しました。

1)少量用と大量用の2サイズに絞る。2)収納棚の幅と奥行きを活かす。

→ スマファイの既成のDVD用サイコロ型ボックスとその3倍の48㎝の細長いボックスの2種類を製作しました。この長さは棚の奥行なので、棚に大が2個、小だと6個で上下に重ねられます。 以下は、吉原さまから送ってもらった写真で説明します。

細長いboxには10㎜厚のDVDケースが45枚収納できて4㎏程度になったそうです。整理した箱には目立つようにDVDの管理番号を貼って、探しやすく書架の間でも一人で出し入れできます。見た目もスマート&コンパクトで棚のスペースの無駄なくファイリングされているのがわかりますね。

吉原さまからは画像と一緒に「とってもすっきりしました~」とご報告いただきました。スマファイボックスの外観からでも中でDVDケースが小さく前へならえ~♪って整列している様子が目に浮かんで嬉しいです(^^)v

おかげさまで、DVDケースのボックスのアイテムが増えました。Webshopにも加えたいと思います。

〇スマファイ・年度明け宣言

4月に入り年度が新しくなりました。
秋から年度末にかけて、スマファイのブログは休眠していました。

春は資料整理の季節です♪   スマートファイリングの事例を紹介していきますのでよろしくお願いします。
昨年度スマファイの利用で「すっきりした」「資料が片付いてスペースができた」「長年の悩みだった資料整理ができて前に進める」といったお声をお聞きして、ますます使いやすいスマファイでお客様の資料整理のお手伝いをしたいと思っています。
スマファイは改善しながら成長します!

AV資料整理<カセットテープ>スマートデザイン編【設計する】

世田谷の恵泉女学園史料室でカセットテープの整理の箱を製作しました。アーキビストとコンサバターの資料ファイリング・コラボです。2回に分けてご紹介します。

カセットテープは今や過去の遺物。再生機器がなければ聞くことができません。しかし大学アーカイブでは過去の行事や講演会、学長の話など録音されたものを多く持っておられます。まれにデジタル化して再録しているという話も聞きますが、大抵は段ボール箱や空き箱や紙袋にガサッと入っているのがほとんどです。以前吉川英治記念館のビデオテープの整理でカセットテープの箱も製作しましたが、今回はカセットテープだけの収納容器です。

担当者の土屋昌子さんは日本アーカイブズ学会のアーキビスト資格を持っておられる方で、大量にあるカセットテープを整理したいとご相談を受けました。段ボール箱やレトロなお菓子の缶などに納まったテープは、4棚分を占めていて結構なボリューム。

土屋さんの希望は、
・棚の奥行と幅を活かしてスペースを有効に使いたい。
・同じサイズの箱。コンパクトだが容量は多い箱。

Webshopの定型3タイプをベースにして棚に合わせたオーダーメードの箱をCADでデザイン設計しました。数パタンをプレゼンした結果、テープが約24本入る1列タイプの細長い内箱(外寸422x124x77㎜)と、内箱を5つ納める外箱(外寸440x405x130㎜)の2種類になりました。
並行して、土屋さんは古い箱や缶からテープを全部出してリストアップ。年代と内容でテープを分類して、必要な箱の概数を計算されました。 テープはなんと1,720本。内箱が75箱、外箱が15箱と決定‼‼ 実際の作業は後編で。