「スマートPeople」カテゴリーアーカイブ

ケンタッキー大学訪問【アーカイブ】

スマファイ店長やすだです。 10月にアメリカのケンタッキー大学UKを訪問しました。 Conservation Librarianの日沖和子さんの紹介で、図書館のSpecial Collections&ArchivesのアーキビストのRuth Bryanさんにアーカイブを案内してもらいました。主に受入れ資料のリハウジングの流れを見せてもらいました!ukrh-01
大学の教授や関係者の資料や地域資料などを積極的に受け入れているとのこと。
一番初めに茶色い段ボール箱に詰め込まれた資料がある書庫に行きました。これは日本でもよくみる光景です。段ボール箱にガサッと入った受け入れ資料を選別するのがアーキビストの役目の1つ。ukrh-10
↓ リハウジングするとこうなります。↓ukrh-12-1

リハウジングの基本は、資料を整理して、新しいボックスや個別フォルダに納めていきます。その中で「金属クリップを取るかそのままか」「封筒から手紙を出して伸ばすか出さないか」「補修が必要か」といった判断をします。個別フォルダはアメリカ定番のMetal Edge社のがっちりしたA4のファイルボックスに収納します。 書庫に定型のファイルボックスが並んでいる様子を見ると、初めに見た段ボール箱からリハウジングしてスッキリ。スマファイと一緒♪

量が多い場合はかぶせ箱に個別フォルダをビッチリ詰めてました。「重くなっちゃうんだけどね」といいながらかぶせ箱を出してくれるRuthさん。大きな地図やポスターは平たい箱に平置きは日本でも同じです。あらためて、個別フォルダとファイルボックスの組合せは使いやすく、リハウジングの基本だなと思いました。
亀裂がある資料が出てきた時に「こういうのは補修するの?」と聞くと「補修したいと思うけど、歴史資料はたくさんあるから、時間や優先順位を考えないといけないので、うーんこれだと処置しないわ」と答えてくれました。日本の担当者と同じお悩みですね。

封筒よりも、個別フォルダが主流みたいです。個別フォルダへの資料番号やタイトルの書き方やそれぞれの位置もちゃんとルールがあってシステマチックに管理されています。
箱のラベリングは手書きもあれば、印字したラベルがきれいに貼られているものもあります。手書きは「大きな文字で見やすく」で納得。

日沖さんから聞いていたアメリカのリハウジングを実際に見ることができました。笑顔が素敵なRuthさんのテキパキとした案内のおかげで、リハウジングの概要を把握できましたが、 想像以上に、大量のアーカイブを上手に整理し省スペースでシンプルで使い勝手よく管理されていて、すがすがしい印象です。日本のアーカイブ資料にもリハウジングは相性がよさそうです。

ケンタッキー大学図書館のオフィシャルブログに私の訪問が載りました。http://uklibrariesbirdseye.blogspot.com/2016/10/tokyo-restoration-and-conservation.html

ユーザー紹介【立教大学共生社会研究センターさま】 

昨年2015年からスマファイを使っていただいている立教大学共生社会研究センターさまを訪問しました。

共生社会研究センターは国内外における多様な市民の社会活動に関する資料を収集整理、保存、公開し、研究の促進を図るセンターとして、2010年4月に立教大学の池袋キャンパス内に設立されました。
所蔵資料は、埼玉大学共生社会教育研究センターが所蔵していた国内外の住民運動・市民運動機関誌コレクションを母体とする約26万点の資料群のほか、「ベ平連」関連資料、川崎製鉄大気汚染裁判資料、練馬母親連絡会資料、さらには宇井純氏や鶴見良行氏の個人資料などで、戦後の市民活動の記録として他に類を見ない、膨大な資料群です。資料検索のデータベースを整備し、学内および一般の方に利用されています。(参照:立教大学共生社会研究センターWEBサイト

案内してくださったのはアーキビストの橋本陽さま。
移転を機にスマートファイリングをスタートされた事例として、ご紹介させていただきます。

整理が終わった浜岡原子力発電所関連資料を拝見しましたが、スマファイのA4とA3ファイルボックスが書架にきれいに納められていました。(①受け入れ→②封筒で整理→③スマファイで整理)

まさにスマファイのイメージ通りにリハウジングされている様子に感動しました! 私は研究者ではないので主役である資料にではないですが(^^ゞ
こちらの整理方法はシンプルです。
1.連番に整理された資料をスマファイ個別フォルダに入れる。
2.タブに資料番号、タイトル、箱番号を鉛筆で手書きする。
3.スマファイのファイルボックスに個別フォルダを手前から順に入れる。
4.ボックスの側面に資料名、箱番号、資料番号を鉛筆で手書きしたラベルを貼る。
5.排架する。(一般的な棚幅85㎝に9箱納まるサイズです)
元々茶封筒などに整理されてパンフレットボックスに立てていたのをファイルボックスに入替えるリハウジングです。

●封筒から個別フォルダに変えたのがリハウジング・ポイント♪封筒だと、当然中身を見るには資料を袋から引っ張り出してまた突っ込んで戻すというプロセスが伴い、資料が傷める可能性があります。封筒も長年使っていると角がクシャと折れたり破れたりしてきますし。
個別フォルダの場合、フォルダ自体が180度全開するので資料を直接袋から引き出さないで済むので、資料を傷めません。箱の中でチョコッと開いて資料を覗いてみることもできます。アーキビストやスタッフが扱うなら個別フォルダから資料がはみ出したりして資料を傷めるようなことはまずありません。もちろんガサツでおっちょこちょいな閲覧者には注意が必要です! 近現代資料の資料整理には、個別フォルダは便利です。

●箱ラベルや個別フォルダのナンバリングが鉛筆なのも嬉しいリハウジング・ポイント♪
鉛筆で手書きだと、文字数や文字幅も自由に調節できます。例えば「〇~〇は別置」といった情報も箱にちょこっと書き込んでしまえてわかりやすい。資料整理していると、資料が後から追加されたり番号がずれるというのがしょっちゅう。鉛筆書きだとすぐ直せます。誰かに見せるとか完成リストがあるとか特別な理由がなければ、ラベルは手書きのほうがよいと私は思います。そして手書きは記憶にも残りやすいですしね。もちろん整理が済んだらきれいなラベルを貼ってもよいですね。
オーディオテープも何100本もあり、それらもスマファイの容器で整理されています。

私自身、共生社会という言葉は「障害者との共生」というイメージでしたが、webでいろいろ調べてみたら、それは一部で、子供、老人、男女、障害者、外国人など全ての人々が社会から阻害されることなく人間として生きることができる社会だそうです。それが脅かされることで市民運動がおこり、その過程で生み出された一次資料の存在の重要性に今更ながら気づかされました。今回資料整理の現場で、様々な歴史資料がストレスなくファイリングされて収蔵庫にならんでいる様子をみて、私には容器の中で手書きやガリ版刷りの古い資料が利用されるために静かにスタンバイしているように思えてなりませんでした。

橋本さまに1年前にスマファイを買う当時の話をお聞きしました。
「2015年4月に現在の建物に移ったのを機に、排架の整備と保存容器の入替えのために、容器を探しました。以前ある方から資料整理用のファイルボックスセットがある、しかも安いと聞き、使えるかもと思いました。自分たちが所蔵する資料は量が半端なく多くこれからも収集は続くうえに、コスト面から高価な中性紙箱だけでの対応は難しく、また近現代資料のザラ紙や酸性紙への温湿度変化、光、ホコリの影響を少なくしたいので、蓋があるスマファイのファイルボックスはちょうどよいなと思い、webでみてメール照会しました」とのこと。そしてお隣の立教学院展示館でスマファイ容器を使っていることをご案内するとすぐに実物を見に行かれました「立教学院展示室では、スマートファイルボックスが非常にきれいに配列されていて感動しました。またサンプルとして1箱貸してくださり非常に参考になりました」と橋本さまからすぐメールいただき嬉しく思いました。百聞は一見に如かずですね。
最終的に、研究センターの皆様で資料の数量、排架スペース、扱いやすさや価格などを考慮し、スマファイのファイルボックスを選んでいただいたとのこと。まさに、アーキビストによるリハウジング実践例だと思います。
アーカイブ資料をリハウジングすることは、容器を上手に使って扱いやすく保全して資料を長持ちさせることなので、資料収集機関に不可欠だと思います。久しぶりのお客様紹介(スマートカスタマー♪)なので長くなりましたが、理想的な資料整理ファイリングを実践されているので、詳しくご紹介させていただきました。

こどもの作品保存術!

このブログの「兄弟ブログ」のMass-Con Blog担当の児島です。久々の「脳のファイリングラボ Blog」登場でございますが、今回はスマファイの研究テーマのひとつであります「こどもアーカイブ」に関する事例紹介です。
Mass-Con Blogにて一昨年紹介しました記事《スマファイの応用編 - 大人の趣味にも対応!?》の第二弾報告となります。いまだにスマファイアイテムに加えず、実験使用してもらっております「スリムボックス」の使用事例ですが、前回の記事とは違うモニターさんから画像をご提供頂きました。
tki7_001tki7_002モデルはモニターさんのお子さまですが、かわいい小さな身体で、一生懸命、自分の作品を箱の中に入れようと格闘してくれております。
がんばって~と、つい応援したくなりますね。 f(^ ^)

こんな風に、丸めないで伸ばした状態のままフォルダーの中にしまって、ただフタをするだけ。たったこれだけのことで日々生まれる作品を長く残すことができます。なぜなら、こうしておけば埃も入らず、温度や湿度の変化も少なく、また紫外線にも当たりませんから。
こどもがこの習慣を身に付けたら、親の手も煩わせず、オートマティックに作品が残ることになりますね。手間も場所も取らずに楽ちんでございます。でも、そんなのちょっと理想的すぎますね~。こどもですから、余計なもの(お菓子とか虫とか!)も入れちゃうかもしれませんし、調子に乗って、箱に乗って潰しちゃうかもしれません。(- -)

まだ語彙が少なくて、自分の感じていることを表現することができない小さな子は、絵を描くことで精いっぱい自分を表現します。小学校にあがって勉強をして言葉を獲得していく過程で、次第にお絵かきの欲求も減っていくものなので、小さい子がお絵かきをたくさんするのも、ある一時期のことなのですが、この大事な成長の過程を忘れないようにするためには、その時の絵を残していくのが一番の方法だと思います。

子育ての日々はせわしなく、バタバタしながら、あっという間に過ぎて行ってしまうものです。そんな慌ただしさの中でも、こどもの作品が保管されていれば、作品と一緒にその時間の空気感や想いが保存できたりします。ずっと後になって見返すと、こどもの作品が鍵となって、その時の思い出が、ふわっと蘇ってくるものです。
こどもアーカイブは、そんな日常の「幸せな時間」を保存するのもひとつの目的です。保存のことを考えながらカスタマイズされたスマファイの素材は、普通の段ボールに比べて弱くなりにくいので箱の形を長く保ち、また箱の中の環境も良好に保ちます。なので、保管だけでなく保存でも、長く残したい、という期待に応えることができます。

tki7_003ちなみに「スリムボックス」ですが、他のスマファイ・アイテム同様、接着剤無しで組立てできるものですが、接着無しにこだわってしまったため、ちょっと組立てが面倒なものなってしまっております。そこらへんが商品化については躊躇しているところです。もう少し簡単に組み立てができるデザインを思いつき、形にできましたら、スマファイ・アイテムに加えようかと思っています。手前味噌ではございますが、ほんと、便利な箱でございます。

大量のDVDケースの収納

昨年度多かったのが、AV視聴覚資料用の容器の注文です。 AV資料は、VHSビデオテープ、カセットテープ、DVD/CDケースといった規格品なので、ファイリング 整理はしやすい対象物です。以前ご紹介した吉川英治記念館さまのVHSテープ恵泉女学園さまのカセットテープ のスマファイ事例もご覧いただいたようです。

今回はDVD/CDケースのファイリング整理の事例です。 お客様は神戸市の人と防災未来センターの震災資料室さま。担当者の吉原大志さまはVHSテープやカセットテープをスマファイ用品で整理して、使いやすさ、管理しやすさを実感した経験者。大量にあるDVD/CDケースも上手に整理したいと特注容器のご相談を受けました。DVD/CDケースの収納は、段ボール箱に詰めるとたくさん入り過ぎて重くなる、かとい って箱内にスペースを余らせるのはもったいない、重ねると中でガシ ャガシャ動いて整理しにくい、市販の容器は小さいなど、といったお悩みがあります(^^;) 吉原さまの「コンパクトにしたい」「資料群のまとまりは維持したい」というご要望を次のポイントで設計しました。

1)少量用と大量用の2サイズに絞る。2)収納棚の幅と奥行きを活かす。

→ スマファイの既成のDVD用サイコロ型ボックスとその3倍の48㎝の細長いボックスの2種類を製作しました。この長さは棚の奥行なので、棚に大が2個、小だと6個で上下に重ねられます。 以下は、吉原さまから送ってもらった写真で説明します。

細長いboxには10㎜厚のDVDケースが45枚収納できて4㎏程度になったそうです。整理した箱には目立つようにDVDの管理番号を貼って、探しやすく書架の間でも一人で出し入れできます。見た目もスマート&コンパクトで棚のスペースの無駄なくファイリングされているのがわかりますね。

吉原さまからは画像と一緒に「とってもすっきりしました~」とご報告いただきました。スマファイボックスの外観からでも中でDVDケースが小さく前へならえ~♪って整列している様子が目に浮かんで嬉しいです(^^)v

おかげさまで、DVDケースのボックスのアイテムが増えました。Webshopにも加えたいと思います。

〇スマファイ・年度明け宣言

4月に入り年度が新しくなりました。
秋から年度末にかけて、スマファイのブログは休眠していました。

春は資料整理の季節です♪   スマートファイリングの事例を紹介していきますのでよろしくお願いします。
昨年度スマファイの利用で「すっきりした」「資料が片付いてスペースができた」「長年の悩みだった資料整理ができて前に進める」といったお声をお聞きして、ますます使いやすいスマファイでお客様の資料整理のお手伝いをしたいと思っています。
スマファイは改善しながら成長します!

お客様とコラボしたパンフレットボックス

パンフレットボックスってご存知ですか?
雑誌やパンフレットなどの薄い冊子を立てて収納するファイルボックスです。箱の上半分を斜めに切ったような形状で、図書館や学校やオフィスでよく見るやつです。

お客様のリクエストで大胆にアレンジしたパンフレットボックスを6年前に作ったのですが、今年さらにリファインして新しいデザインにしたのでご紹介します。

●旧モデルの誕生(2008年)
お客様は印刷博物館のライブラリーの司書の山崎さま。「雑誌を取り出す時に手前部分を手で引っ張るし、出し入れでぶつけたりして、どうしてもそこが傷んで困る」というご相談を受けました。手前がないコの字型でいいのではと思ったら「手前部分は資料名を書くスペースなので必要」とのこと。司書さんの気持ちわかります。
山崎さまの利用状況をヒアリングしていくと、こんな感じかな~というイメージが浮かんできました。
早速デザインの原案を考えて、CAD担当の同僚に設計してもらいました。いやあ実にうまく設計してくれました~。特に斜め45度に折る難しい部分をうまく処理してあります。
目指すのはシンプルさ。ボタンやテープや接着剤を使わず余計な出っ張りがなくて、手前の部分がスムーズに開閉することを心掛けたデザインです。

山崎さまにサンプルを見ていただいたところ、イメージ通りとのことで一発採用です!
使いやすい、高い棚にある資料が取り出しやすいと好評で継続して購入いただいている印博さまだけのロングセラー♪ 実は試作の時に作ったボックスは自分でも使っていてとても便利です。

●ニューモデルの進化(2014年)
今年、山崎さまから新たな課題をいただきました。
ダブルフラップフォルダー(TRCCのオリジナル・ファイリング用品)を納めたいが、数ミリの差で入らない。10㎝幅に加えて半分幅もほしい」とのこと。
この機会にデザインと素材を見直し、サイドを全面カバーする四角い形状にしました。箱自体の強度が増した上に厚みも減少。 さらに薄く丈夫にするために、ラーソンジュールニッポンのCXDの製造担当の関さんにお声かけしてコラボしました。
素材は薄くて堅いCXDのプレミアムコルゲートを使用。
スマファイのCADデザインをベースにCXDで部分的に設計変更。結果として、開閉の差し込み部分のディテールは我がスマファイが得意とする仕上げで、ボックスの組み立てはCXDの加工技術でワンタッチで形になる新しいパンフレットボックスが完成しました。

お互いのいいとこ取りコラボで、箱としてすっきりして強度も増した上に厚みが半減しました♪ この箱はまだwebshopでは扱っていないので、詳しくは直接お問い合わせくださいませ。

●ネーミング募集中
このパンフレットボックス、名前を検討中でございます。
2008年当時私が「フロントサイド・スイングボックス」と名付けたものの、誰も覚えられず、内部では「山崎さんの箱」で通ってます(^^ゞ

AV資料整理<カセットテープ>スマートデザイン編【設計する】

世田谷の恵泉女学園史料室でカセットテープの整理の箱を製作しました。アーキビストとコンサバターの資料ファイリング・コラボです。2回に分けてご紹介します。

カセットテープは今や過去の遺物。再生機器がなければ聞くことができません。しかし大学アーカイブでは過去の行事や講演会、学長の話など録音されたものを多く持っておられます。まれにデジタル化して再録しているという話も聞きますが、大抵は段ボール箱や空き箱や紙袋にガサッと入っているのがほとんどです。以前吉川英治記念館のビデオテープの整理でカセットテープの箱も製作しましたが、今回はカセットテープだけの収納容器です。

担当者の土屋昌子さんは日本アーカイブズ学会のアーキビスト資格を持っておられる方で、大量にあるカセットテープを整理したいとご相談を受けました。段ボール箱やレトロなお菓子の缶などに納まったテープは、4棚分を占めていて結構なボリューム。

土屋さんの希望は、
・棚の奥行と幅を活かしてスペースを有効に使いたい。
・同じサイズの箱。コンパクトだが容量は多い箱。

Webshopの定型3タイプをベースにして棚に合わせたオーダーメードの箱をCADでデザイン設計しました。数パタンをプレゼンした結果、テープが約24本入る1列タイプの細長い内箱(外寸422x124x77㎜)と、内箱を5つ納める外箱(外寸440x405x130㎜)の2種類になりました。
並行して、土屋さんは古い箱や缶からテープを全部出してリストアップ。年代と内容でテープを分類して、必要な箱の概数を計算されました。 テープはなんと1,720本。内箱が75箱、外箱が15箱と決定‼‼ 実際の作業は後編で。

 

アーカイブのリハウジング

唐突ですが、アーカイブ資料のリハウジングってご存知ですか?私は昨年度知ったのですが、スマファイ・マインドにビビッときたので紹介します。

実は昨年度後半は国立公文書館で特定歴史公文書等の劣化状況等に係る調査研究というお仕事に取り組んでいたため、全然ブログにスマファイの近況をアップできませんでした。調査研究結果は館のHPに公開されました。調査の目的は資料の劣化破損の度合いを数値化することです。館として客観的な数値に基づいた脱酸や修復、代替化などの具体的な対策を計画、実践するというミッションの基礎データにするためです。

1)劣化資料→【脱酸】2)破損資料→【修復】3)劣化破損甚大・利用頻度が高い資料→【代替化】といった図式が予想されていましたが、実際の結果では、4)破損度は高くないけれども今のままではとても扱いにくい資料に対して、上記の3つの対策以前の処置として【リハウジング】という対策が浮上しました!

リハウジングという考え方は、今回の調査の現場主任者でアメリカの大学図書館のConservation Librarianをしている日沖和子さんが収蔵資料のコンディションからその有用性を強く感じて提言してくれたものなんです。
初めて聞く用語でしたが、欧米のライブラリーやアーカイブでRehousingといえば通じる基本的処置とのこと。簡単にいうと「資料の形態を変えずに、収納を改善して使いやすくし、破損や汚損などを取り除くこと」です。これなら無理なく取り入れられます。おかげで、調査報告書にもリハウジングを対策のひとつとして加えることができました。

p45 図表5-8より
p45 図表5-8より

ラボの図書室の本を調べてみたら1990年のThe American ArchivistのPreservation特集の本にRehousingについての言及がありました。記事にはArchival PreservationとしてPrevention(先行予防)の実践例としてRehousingが挙げられてます。ネット検索でもアーカイブ資料のリハウジング例はいくつもありました。 ちなみに日本語のリハウジングの検索結果は家のことばかりでした((+_+))

店長としては、リハウジングはスマファイと通じるものがあると感じています。スマファイは残したい資料を人が気持ちよ~く使えるように保存するのをサポートするファイリング用品なので、リハウジングの収納改善にお役に立てると思うからです。

公開されている調査報告書の中でリハウジングに言及しているページはp42,43,45,50,89,93ですので、探してみてください(^^)v →特定歴史公文書等の劣化状況等に係る調査研究業務報告書