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アーカイブのリハウジング【基礎編】

入門編に続いて、またまたリハウジングです。
日本でアーカイブの保全や整理に関して、これが教科書というのは見当たりません。したがって公文書館や資料収蔵機関では、古文書整理の手法を基にして、行政文書などの近現代資料を保管しているのが現状です。ただし近現代資料アーカイブを和綴じの古文書と同じように扱うのは無理があります。
昨年度、近現代の歴史資料アーカイブの保全手段としてのリハウジングをNAJで調査研究したことを踏まえて【基礎編】と【実践編】に分けてわかりやすくご紹介したいと思います。

♪リハウジング基礎編 Basic Lesson about Rehousing♪
★リハウジングの流れ
まず最初に「資料の形態を変えずに収納を改善して使いやすくし、破損や汚損を増やさない予防処置」であるリハウジングですが、現在の形態を絶対に変えてはいけないという意味ではありません。資料管理者の多くが、グシャッと紐で括られたり綴じが外れかけている扱いにくい形も「原形」と思っているように思えます。不格好な厚い簿冊をわざわざ採寸して作った箱に入れることを、形態を変えずに収納を改善することだと思われがちです。箱に入れば確かに不格好な印象は見えなくなりますが、中身はありのままで~♪でちっとも使いやすくなってません。
これは公文書館における基本原則の原形保存の原則に「原形はできる限り変更しないこと」とあるからでしょう。たしかに古文書は綴じ方、折り方、括られ方なども重視されますが、近現代資料の場合ちょっと異なります。昭和の戦前戦後の資料を悲惨な状態で受け入れた場合、それは原形というより現状と言う方が相応しいはずです。
もちろん、このグシャッと折って紐で括って変形した状態も痕跡として意味があり原形保存の対象と見なすならば、それはできるだけ尊重してリハウジングするのが望ましいです。問題は何を原形として保存の対象とするかです。日本の近現代の公文書や簿冊資料の原形保存の概念をどのようにリハウジングに適応させるか。リハウジングに取り組む前にここを整理しておくと、リハウジングの流れが組み立てやすくなります。
ではどうするのか。
まず、リハウジング前の現状を記録に残してください。その上で思い切って古い紐は切ります、分厚い資料なら厚みを記録して分冊します。これが原形保存の原則と記録の原則に基づいたリハウジングの流れです。現状では扱いにくい資料の形態は変えなければ何もできないからです。資料を受け入れたらリハウジングというくらい業務の流れに組み込めると理想的です。

★リハウジング作業
1)現状記録    Documentation
2)紐等の除去   Removing
3)ドライクリーニングDry Cleaning
4)整形      Reshaping
5)容器収納        Repacking
6)再排架         Reshelving
*英語のイメージがわかりやすい場合もあるので併記しました。

主なリハウジング作業について簡単に説明します。
1)現状記録 Documentation
作業前に資料の現在の状態を記録する。調書作成と外観撮影。
2)紐等の除去 Removing:
資料の紐をほどくあるいは切る。包み紙を除去する。
3)ドライクリーニング Dry Cleaning:
資料の表紙、天、地、小口等の塵や埃を刷毛できれいにする。
4)整形 Reshaping:
資料の折れやシワを伸ばし大きくはみ出した文書を中に納めて全体を整える。
5)容器収納 Repacking(Repackagingともいう):
必要に応じて資料を紙やボードと紐で包んだり定型のファイルボックスに収納する。
6)再排架 Reshelving:
パンフレットボックスを利用したりして資料を傷めない排架に変更する。

基本的にこの1~6の作業はすべて修復保存の専門知識を持たない人にできることばかりです。実際にNAJのリハウジング調査研究の時は全員が修復保存の未経験者でしたが、マニュアルと現場監督者のレクチャーだけで作業できました。シンプルな作業なので手間も時間もかかりません。リハウジングした棚の資料は手に持っても汚れが付かなくなって安心して出し入れできるようになりました。結果として資料を傷めるストレス要因がなくなり扱う担当者の負担も激減しました。
もちろんリハウジング工程だけでは利用に供せないような劣化損傷がある資料に対しては、軽度の修復・本格的な修復が必要とされるわけでそれは専門家に任せます。その判断はマニュアルにプラスして作業者が経験を積むことで可能となります。
より具体的な作業内容やコストについて【実践編】でまとめます。

★リハウジングの心構え
繰り返しになりますが、公文書館における基本原則の原形保存の原則では「史料の原形はできる限り変更しないこと」とあり、同じく記録の原則では「史料群の現状に変更を加える場合は記録に残す」とありますので、記録さえきちんと残せば形態は変えてもよいのです。例えば、イギリスの国立公文書館のリハウジングのマニュアル[Preparation of Records]には「厚過ぎるファイルは5㎝以下になるように分冊しなさい」とちゃんと書いてあるんです。欧米が全て正しいというつもりはありませんが大いに参考になります。
ということで、近現代資料アーカイブは原則をふまえた上で、ファイリング整理の手法で使いやすく収納改善してリハウジングしてほしいと切に思います。

*参照:NAJのリハウジング報告書
脱酸性化処理・リハウジングの試行実施を通じた調査研究業務 報告書

大量のDVDケースの収納

昨年度多かったのが、AV視聴覚資料用の容器の注文です。 AV資料は、VHSビデオテープ、カセットテープ、DVD/CDケースといった規格品なので、ファイリング 整理はしやすい対象物です。以前ご紹介した吉川英治記念館さまのVHSテープ恵泉女学園さまのカセットテープ のスマファイ事例もご覧いただいたようです。

今回はDVD/CDケースのファイリング整理の事例です。 お客様は神戸市の人と防災未来センターの震災資料室さま。担当者の吉原大志さまはVHSテープやカセットテープをスマファイ用品で整理して、使いやすさ、管理しやすさを実感した経験者。大量にあるDVD/CDケースも上手に整理したいと特注容器のご相談を受けました。DVD/CDケースの収納は、段ボール箱に詰めるとたくさん入り過ぎて重くなる、かとい って箱内にスペースを余らせるのはもったいない、重ねると中でガシ ャガシャ動いて整理しにくい、市販の容器は小さいなど、といったお悩みがあります(^^;) 吉原さまの「コンパクトにしたい」「資料群のまとまりは維持したい」というご要望を次のポイントで設計しました。

1)少量用と大量用の2サイズに絞る。2)収納棚の幅と奥行きを活かす。

→ スマファイの既成のDVD用サイコロ型ボックスとその3倍の48㎝の細長いボックスの2種類を製作しました。この長さは棚の奥行なので、棚に大が2個、小だと6個で上下に重ねられます。 以下は、吉原さまから送ってもらった写真で説明します。

細長いboxには10㎜厚のDVDケースが45枚収納できて4㎏程度になったそうです。整理した箱には目立つようにDVDの管理番号を貼って、探しやすく書架の間でも一人で出し入れできます。見た目もスマート&コンパクトで棚のスペースの無駄なくファイリングされているのがわかりますね。

吉原さまからは画像と一緒に「とってもすっきりしました~」とご報告いただきました。スマファイボックスの外観からでも中でDVDケースが小さく前へならえ~♪って整列している様子が目に浮かんで嬉しいです(^^)v

おかげさまで、DVDケースのボックスのアイテムが増えました。Webshopにも加えたいと思います。

お客様とコラボしたパンフレットボックス

パンフレットボックスってご存知ですか?
雑誌やパンフレットなどの薄い冊子を立てて収納するファイルボックスです。箱の上半分を斜めに切ったような形状で、図書館や学校やオフィスでよく見るやつです。

お客様のリクエストで大胆にアレンジしたパンフレットボックスを6年前に作ったのですが、今年さらにリファインして新しいデザインにしたのでご紹介します。

●旧モデルの誕生(2008年)
お客様は印刷博物館のライブラリーの司書の山崎さま。「雑誌を取り出す時に手前部分を手で引っ張るし、出し入れでぶつけたりして、どうしてもそこが傷んで困る」というご相談を受けました。手前がないコの字型でいいのではと思ったら「手前部分は資料名を書くスペースなので必要」とのこと。司書さんの気持ちわかります。
山崎さまの利用状況をヒアリングしていくと、こんな感じかな~というイメージが浮かんできました。
早速デザインの原案を考えて、CAD担当の同僚に設計してもらいました。いやあ実にうまく設計してくれました~。特に斜め45度に折る難しい部分をうまく処理してあります。
目指すのはシンプルさ。ボタンやテープや接着剤を使わず余計な出っ張りがなくて、手前の部分がスムーズに開閉することを心掛けたデザインです。

山崎さまにサンプルを見ていただいたところ、イメージ通りとのことで一発採用です!
使いやすい、高い棚にある資料が取り出しやすいと好評で継続して購入いただいている印博さまだけのロングセラー♪ 実は試作の時に作ったボックスは自分でも使っていてとても便利です。

●ニューモデルの進化(2014年)
今年、山崎さまから新たな課題をいただきました。
ダブルフラップフォルダー(TRCCのオリジナル・ファイリング用品)を納めたいが、数ミリの差で入らない。10㎝幅に加えて半分幅もほしい」とのこと。
この機会にデザインと素材を見直し、サイドを全面カバーする四角い形状にしました。箱自体の強度が増した上に厚みも減少。 さらに薄く丈夫にするために、ラーソンジュールニッポンのCXDの製造担当の関さんにお声かけしてコラボしました。
素材は薄くて堅いCXDのプレミアムコルゲートを使用。
スマファイのCADデザインをベースにCXDで部分的に設計変更。結果として、開閉の差し込み部分のディテールは我がスマファイが得意とする仕上げで、ボックスの組み立てはCXDの加工技術でワンタッチで形になる新しいパンフレットボックスが完成しました。

お互いのいいとこ取りコラボで、箱としてすっきりして強度も増した上に厚みが半減しました♪ この箱はまだwebshopでは扱っていないので、詳しくは直接お問い合わせくださいませ。

●ネーミング募集中
このパンフレットボックス、名前を検討中でございます。
2008年当時私が「フロントサイド・スイングボックス」と名付けたものの、誰も覚えられず、内部では「山崎さんの箱」で通ってます(^^ゞ

AV資料整理<カセットテープ>スマートデザイン編【設計する】

世田谷の恵泉女学園史料室でカセットテープの整理の箱を製作しました。アーキビストとコンサバターの資料ファイリング・コラボです。2回に分けてご紹介します。

カセットテープは今や過去の遺物。再生機器がなければ聞くことができません。しかし大学アーカイブでは過去の行事や講演会、学長の話など録音されたものを多く持っておられます。まれにデジタル化して再録しているという話も聞きますが、大抵は段ボール箱や空き箱や紙袋にガサッと入っているのがほとんどです。以前吉川英治記念館のビデオテープの整理でカセットテープの箱も製作しましたが、今回はカセットテープだけの収納容器です。

担当者の土屋昌子さんは日本アーカイブズ学会のアーキビスト資格を持っておられる方で、大量にあるカセットテープを整理したいとご相談を受けました。段ボール箱やレトロなお菓子の缶などに納まったテープは、4棚分を占めていて結構なボリューム。

土屋さんの希望は、
・棚の奥行と幅を活かしてスペースを有効に使いたい。
・同じサイズの箱。コンパクトだが容量は多い箱。

Webshopの定型3タイプをベースにして棚に合わせたオーダーメードの箱をCADでデザイン設計しました。数パタンをプレゼンした結果、テープが約24本入る1列タイプの細長い内箱(外寸422x124x77㎜)と、内箱を5つ納める外箱(外寸440x405x130㎜)の2種類になりました。
並行して、土屋さんは古い箱や缶からテープを全部出してリストアップ。年代と内容でテープを分類して、必要な箱の概数を計算されました。 テープはなんと1,720本。内箱が75箱、外箱が15箱と決定‼‼ 実際の作業は後編で。

 

スマファイラボにお客様

休眠状態だったスマートファイリングラボのブログですが、新しい年度に変わり、店長からまた発信させていただきます!年度末に大学や研究機関からファイリングボックスの注文がありました。どうもありがとうございました。
休眠明けのトピックは、4月のお客様です。スマファイラボにフィルムルックス社の営業のAさんとKさんがいらっしゃいました。 同社で扱ってるコリブリ社のブックカバー装着マシンの新型の紹介に来てくださいました。実際に、弱った図書にポリエチレンの透明フィルムを本のサイズに合わせて装着してみましたが、これがとっても簡単なんです。
今のモデルもレバーを手で押さえてバーでフィルムを切断して簡単なのですが、新しいモデルはさらに簡単に!ボタンを押すだけで勝手にバーがフィルムを切断して、とっても楽ちんです。透明フィルムのカバーをつけていると、その上から図書館ラベルやバーコードを貼れるし、表紙が弱っているような図書もカバーできて安心です。

商品名は“e-Leonardo”といい、イタリアの会社ならではのネーミングです(笑)シール式のフィルムカバーと違って、フィルムは接着しないため貴重書にも使えますので、スマファイラボのお客様にもよくご紹介していますので、お試しになりたい方は気軽にお問合せください。

詳しくは、フィルムルックス社のブックカバーシステム(e-Leonardoはコリブリ・ポケットの新モデルです)

パンフレットボックスでスマート整理

東京都現代美術館の美術図書室で、スマファイ・ラボのパンフレットボックスが導入されています。古いパンフレットボックスは酸性紙で金属ステープラーも錆びかけていました。司書の森田さまの依頼で、図書室の書棚の高さと奥行きに合わせた大きさで設計して、幅は10㎝と5㎝の2種類用意しました。美術館の図書室にはサイズや形状が規格外の資料も多く、封筒も使って整理されています。それらが納まるように市販のものより奥行きを大きくして作ったパンフレットボックスには、ほとんどの資料が入るので整理がはかどります。

資料が納まった様子をみたら、図書室の森田さまに「軽くてしっかりして使いやすい。優しい緑色もいいですね」との感想をいただきました。なお分類はわかりやすい字で鉛筆で書いているので見やすく、変更があっても消して書き直せばいいのでシンプルな整理法だと思います。吉川英治記念館さんでのAV資料整理の時も書きましたが、ここもロンドンのRIBAの建築アーカイブの箱に手書きするシンプルな分類と同じです。パンフレットボックスもウェブショップの商品に加えます!

こどもが自分で整理・こどもアーカイブ

大学や文学館のスマファイを使ったアーカイブに引き続き、今回 社会福祉法人やまぶき会・ひのはら保育園の事例を紹介します。

東京都西多摩郡檜原村にあるひのはら保育園は、モンテッソーリ教育に基づいて、子供自ら選ぶことから育つ「自主性」、出来たという「達成感」を毎日繰り返すことによって、「自分の生きる力」で自分を形成していく環境の実現を目指している保育園です。新しい園舎は地元の木材をふんだんに使った建物で、木の香りとぬくもりに包まれて、あたらしいのに懐かしさと安心感をあたえてくれる理想的な園舎です。 この保育園では5,6歳児にA4のスマートファイルボックスを使ってもらっています。女の子はベニ花素材のピンク色、男の子はササ素材の緑色です。段ボールの素材や形状の特長について事前に担任の先生に説明してお渡ししました。そして3週間後に再訪問しました。

いやいや、ボックスは園児の整理箱として、日頃の活動の一環にすっかり根付き、園舎のお部屋の風景にも溶け込んでいました。 ボックスの好きなところに名前や絵が書いてあります。 自分の制作したものは、自分のボックスに納める。自分で運んできたボックスを自分の小さな手で蓋を開けて、個別フォルダーを引き出して、描いたものをフォルダーに納める。終わったらきちんとボックスの蓋を閉めて、また自分でボックスの置き場所に戻す。園児は自慢げに広げて見せたり、「このはこは、ちょっとぬれてもだいじょうぶなんだよ!」と、先生から伝えられたことを教えてくれたり。 こんな小さな子供たちに『この箱に入れておくと長持ちする』という私たちのメッセージがちゃんと伝わっていて、期待以上で本当に驚きました。

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スマートアーカイブ!(大学アーカイブ2)

國學院大學図書館でのスマートファイリングの導入事例をご紹介します。対象資料は、「井上匡四郎文書」という戦時中の研究動員会議・科学技術審議会関係の原史料が完全な形で収蔵されており、他ではみることのできない貴重なものです。
1万点以上に及ぶ大量の関連資料は、角2の茶封筒に納まって棚にそのまま置かれ、保存されています。それらをスマファイシリーズのアシッドブロックライトのA4ファイルボックスを使って、保存を兼ねながら利用の際のストレスを無くす試みをしています。現在は入れ替えの途中で、茶封筒のまま箱入れを進めています。

今月の初めに大学に行ってきました。図書館の古山先生の授業の中で、弊社のペーパーコンサバターの児島聡が学生に紙資料の保存や環境の講義をしました。みな熱心に聞いていて感心です。講義の最後は、図書館に移動。古山先生が井上匡四郎文書を説明しながら茶封筒から出して見せると学生がググッと乗り出してきます。その後、みんなで井上文書を入れるファイルボックスを組み立てました。児島が手本を見せて一斉に組み立てスタート。早くて、丁寧で、要領がいいのはやっぱり女子です! 学生さんにとって実際に保存容器を作るこの作業を通じて、保存の話が記憶に残るといいな~と思います。

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