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アーカイブのリハウジング【基礎編】

入門編に続いて、またまたリハウジングです。
日本でアーカイブの保全や整理に関して、これが教科書というのは見当たりません。したがって公文書館や資料収蔵機関では、古文書整理の手法を基にして、行政文書などの近現代資料を保管しているのが現状です。ただし近現代資料アーカイブを和綴じの古文書と同じように扱うのは無理があります。
昨年度、近現代の歴史資料アーカイブの保全手段としてのリハウジングをNAJで調査研究したことを踏まえて【基礎編】と【実践編】に分けてわかりやすくご紹介したいと思います。

♪リハウジング基礎編 Basic Lesson about Rehousing♪
★リハウジングの流れ
まず最初に「資料の形態を変えずに収納を改善して使いやすくし、破損や汚損を増やさない予防処置」であるリハウジングですが、現在の形態を絶対に変えてはいけないという意味ではありません。資料管理者の多くが、グシャッと紐で括られたり綴じが外れかけている扱いにくい形も「原形」と思っているように思えます。不格好な厚い簿冊をわざわざ採寸して作った箱に入れることを、形態を変えずに収納を改善することだと思われがちです。箱に入れば確かに不格好な印象は見えなくなりますが、中身はありのままで~♪でちっとも使いやすくなってません。
これは公文書館における基本原則の原形保存の原則に「原形はできる限り変更しないこと」とあるからでしょう。たしかに古文書は綴じ方、折り方、括られ方なども重視されますが、近現代資料の場合ちょっと異なります。昭和の戦前戦後の資料を悲惨な状態で受け入れた場合、それは原形というより現状と言う方が相応しいはずです。
もちろん、このグシャッと折って紐で括って変形した状態も痕跡として意味があり原形保存の対象と見なすならば、それはできるだけ尊重してリハウジングするのが望ましいです。問題は何を原形として保存の対象とするかです。日本の近現代の公文書や簿冊資料の原形保存の概念をどのようにリハウジングに適応させるか。リハウジングに取り組む前にここを整理しておくと、リハウジングの流れが組み立てやすくなります。
ではどうするのか。
まず、リハウジング前の現状を記録に残してください。その上で思い切って古い紐は切ります、分厚い資料なら厚みを記録して分冊します。これが原形保存の原則と記録の原則に基づいたリハウジングの流れです。現状では扱いにくい資料の形態は変えなければ何もできないからです。資料を受け入れたらリハウジングというくらい業務の流れに組み込めると理想的です。

★リハウジング作業
1)現状記録    Documentation
2)紐等の除去   Removing
3)ドライクリーニングDry Cleaning
4)整形      Reshaping
5)容器収納        Repacking
6)再排架         Reshelving
*英語のイメージがわかりやすい場合もあるので併記しました。

主なリハウジング作業について簡単に説明します。
1)現状記録 Documentation
作業前に資料の現在の状態を記録する。調書作成と外観撮影。
2)紐等の除去 Removing:
資料の紐をほどくあるいは切る。包み紙を除去する。
3)ドライクリーニング Dry Cleaning:
資料の表紙、天、地、小口等の塵や埃を刷毛できれいにする。
4)整形 Reshaping:
資料の折れやシワを伸ばし大きくはみ出した文書を中に納めて全体を整える。
5)容器収納 Repacking(Repackagingともいう):
必要に応じて資料を紙やボードと紐で包んだり定型のファイルボックスに収納する。
6)再排架 Reshelving:
パンフレットボックスを利用したりして資料を傷めない排架に変更する。

基本的にこの1~6の作業はすべて修復保存の専門知識を持たない人にできることばかりです。実際にNAJのリハウジング調査研究の時は全員が修復保存の未経験者でしたが、マニュアルと現場監督者のレクチャーだけで作業できました。シンプルな作業なので手間も時間もかかりません。リハウジングした棚の資料は手に持っても汚れが付かなくなって安心して出し入れできるようになりました。結果として資料を傷めるストレス要因がなくなり扱う担当者の負担も激減しました。
もちろんリハウジング工程だけでは利用に供せないような劣化損傷がある資料に対しては、軽度の修復・本格的な修復が必要とされるわけでそれは専門家に任せます。その判断はマニュアルにプラスして作業者が経験を積むことで可能となります。
より具体的な作業内容やコストについて【実践編】でまとめます。

★リハウジングの心構え
繰り返しになりますが、公文書館における基本原則の原形保存の原則では「史料の原形はできる限り変更しないこと」とあり、同じく記録の原則では「史料群の現状に変更を加える場合は記録に残す」とありますので、記録さえきちんと残せば形態は変えてもよいのです。例えば、イギリスの国立公文書館のリハウジングのマニュアル[Preparation of Records]には「厚過ぎるファイルは5㎝以下になるように分冊しなさい」とちゃんと書いてあるんです。欧米が全て正しいというつもりはありませんが大いに参考になります。
ということで、近現代資料アーカイブは原則をふまえた上で、ファイリング整理の手法で使いやすく収納改善してリハウジングしてほしいと切に思います。

*参照:NAJのリハウジング報告書
脱酸性化処理・リハウジングの試行実施を通じた調査研究業務 報告書

アーカイブのリハウジングしました

スマファイ店長は昨年度は国立公文書館の委託事業でリハウジングの調査研究を行いました。以前リハウジングに関してブログに書きましたが、その後本格的にリハウジングを実施いたしました。(調査の受託者は紀伊國屋書店でTRCCはリハウジング担当のみです) 詳細はNAJのウェブに報告書が公開されましたのでそちらをご覧ください。一つの報告書に脱酸とリハウジングがあってリハウジングは後半です。
脱酸性化処理・リハウジングの試行実施を通じた調査研究業務 報告書

ここでは、報告書とは違った視点でリハウジングの概念や実践例を段階的にご紹介したいと思います。
♪リハウジング入門編 All about Rehousing♪
 ★リハウジングとは
何度も言いますが「資料の形態を変えずに収納を改善して使いやすくし、破損や汚損を増やさない予防処置」のことです。
1)収納を改善して使いやすくするとは、、、
・資料を積み重ねた排架を変える。適切な包材に収納する。
2)破損や汚損を増やさないとは、、、
・外側の汚れを除去する。ダメージを与える紐などを取り除く。

★リハウジングの対象
ということで対象になるのは、外側に塵や埃が付着していて汚らしく見える資料やグシャッと紐で縛られている資料、折りたたんだ大きな資料、分厚い資料、棚に積み重ねて排架されている資料などです。これらは一見するとひどく傷んでいるように見えるのですが、実は破損や劣化がひどくないことが多いのです。(平成25年度のNAJの劣化調査でわかりました)
塵がついているので触ると手が黒くなります。直接積み重ねてるので下の資料を取る時に紐が引っかかって破れそうになります。なので、このままでは使いにくいからリハウジングが必要になるのです。
こういう資料を抱えているところって多いのではないでしょうか。

★リハウジングの基本
塵を刷毛でクリーニングすればきれいになるし、紐を取り除いて包材を変えたり排架を変えれば安全に手に取ることができ、活用できます。
そんな簡単なこと?って思われるかもしれませんが、それができないものなのです。だからNAJはリハウジングを実施するにあたり試行的に調査研究をしておく必要があったと思います。
ということで、具体的な内容は♪リハウジング基礎編♪に~。実際に行ったリハウジングはとてもすっきりする楽しい作業でした。

★リハウジングの背景
平成25年度のNAJの劣化調査報告の中でリハウジングの必要性を提案させていただきました。
欧米ではアーカイブの基本的な作業として浸透しているリハウジングは日本でも全ての公文書館やアーカイブ機関で取り入れてほしいものです。ファイリングの考えと同じで、サッと取り出せないアーカイブは厄介者でしかありません。スマファイ店長としてはアーカイブのリハウジングの重要性をお伝えしていきます。

1990年春号のthe American ArchivistのSpecial Preservation Issueでは、リハウジングは予防の手段で、大量で多様なアーカイブ資料の保存管理における基本作業とありました。それより新しい本のPreservation and Conservation for Libraries and Archives(2005年)の3章にSimple Preservation Techniques : Rehousing library and archive materialsがあります。リハウジングという言葉の意味から具体的な手順(ドライクリーニングや包材の選び方など)について詳細に言及されています。リハウジングという用語は1990年代から使い始められ、その後北米やオーストラリアに定着して、古い箱やフォルダを取り替えることや最初に包材で包むことを指して使われるようになったそうです。

★おまけ 余談ですが手元にあるオランダの資料ではRehousingではなくRepackingという用語です。昨年ポーランドのアーカイブで働いていたお客様にNAJの調査やリハウジングの話をしたら「ああ、リパッキングね~」とおっしゃってたので、ヨーロッパではRepackingを同じ意味で使うようです。他のヨーロッパの国はどうなのか知りたいな~(?_?)

お客様とコラボしたパンフレットボックス

パンフレットボックスってご存知ですか?
雑誌やパンフレットなどの薄い冊子を立てて収納するファイルボックスです。箱の上半分を斜めに切ったような形状で、図書館や学校やオフィスでよく見るやつです。

お客様のリクエストで大胆にアレンジしたパンフレットボックスを6年前に作ったのですが、今年さらにリファインして新しいデザインにしたのでご紹介します。

●旧モデルの誕生(2008年)
お客様は印刷博物館のライブラリーの司書の山崎さま。「雑誌を取り出す時に手前部分を手で引っ張るし、出し入れでぶつけたりして、どうしてもそこが傷んで困る」というご相談を受けました。手前がないコの字型でいいのではと思ったら「手前部分は資料名を書くスペースなので必要」とのこと。司書さんの気持ちわかります。
山崎さまの利用状況をヒアリングしていくと、こんな感じかな~というイメージが浮かんできました。
早速デザインの原案を考えて、CAD担当の同僚に設計してもらいました。いやあ実にうまく設計してくれました~。特に斜め45度に折る難しい部分をうまく処理してあります。
目指すのはシンプルさ。ボタンやテープや接着剤を使わず余計な出っ張りがなくて、手前の部分がスムーズに開閉することを心掛けたデザインです。

山崎さまにサンプルを見ていただいたところ、イメージ通りとのことで一発採用です!
使いやすい、高い棚にある資料が取り出しやすいと好評で継続して購入いただいている印博さまだけのロングセラー♪ 実は試作の時に作ったボックスは自分でも使っていてとても便利です。

●ニューモデルの進化(2014年)
今年、山崎さまから新たな課題をいただきました。
ダブルフラップフォルダー(TRCCのオリジナル・ファイリング用品)を納めたいが、数ミリの差で入らない。10㎝幅に加えて半分幅もほしい」とのこと。
この機会にデザインと素材を見直し、サイドを全面カバーする四角い形状にしました。箱自体の強度が増した上に厚みも減少。 さらに薄く丈夫にするために、ラーソンジュールニッポンのCXDの製造担当の関さんにお声かけしてコラボしました。
素材は薄くて堅いCXDのプレミアムコルゲートを使用。
スマファイのCADデザインをベースにCXDで部分的に設計変更。結果として、開閉の差し込み部分のディテールは我がスマファイが得意とする仕上げで、ボックスの組み立てはCXDの加工技術でワンタッチで形になる新しいパンフレットボックスが完成しました。

お互いのいいとこ取りコラボで、箱としてすっきりして強度も増した上に厚みが半減しました♪ この箱はまだwebshopでは扱っていないので、詳しくは直接お問い合わせくださいませ。

●ネーミング募集中
このパンフレットボックス、名前を検討中でございます。
2008年当時私が「フロントサイド・スイングボックス」と名付けたものの、誰も覚えられず、内部では「山崎さんの箱」で通ってます(^^ゞ

アーカイブのリハウジング

唐突ですが、アーカイブ資料のリハウジングってご存知ですか?私は昨年度知ったのですが、スマファイ・マインドにビビッときたので紹介します。

実は昨年度後半は国立公文書館で特定歴史公文書等の劣化状況等に係る調査研究というお仕事に取り組んでいたため、全然ブログにスマファイの近況をアップできませんでした。調査研究結果は館のHPに公開されました。調査の目的は資料の劣化破損の度合いを数値化することです。館として客観的な数値に基づいた脱酸や修復、代替化などの具体的な対策を計画、実践するというミッションの基礎データにするためです。

1)劣化資料→【脱酸】2)破損資料→【修復】3)劣化破損甚大・利用頻度が高い資料→【代替化】といった図式が予想されていましたが、実際の結果では、4)破損度は高くないけれども今のままではとても扱いにくい資料に対して、上記の3つの対策以前の処置として【リハウジング】という対策が浮上しました!

リハウジングという考え方は、今回の調査の現場主任者でアメリカの大学図書館のConservation Librarianをしている日沖和子さんが収蔵資料のコンディションからその有用性を強く感じて提言してくれたものなんです。
初めて聞く用語でしたが、欧米のライブラリーやアーカイブでRehousingといえば通じる基本的処置とのこと。簡単にいうと「資料の形態を変えずに、収納を改善して使いやすくし、破損や汚損などを取り除くこと」です。これなら無理なく取り入れられます。おかげで、調査報告書にもリハウジングを対策のひとつとして加えることができました。

p45 図表5-8より
p45 図表5-8より

ラボの図書室の本を調べてみたら1990年のThe American ArchivistのPreservation特集の本にRehousingについての言及がありました。記事にはArchival PreservationとしてPrevention(先行予防)の実践例としてRehousingが挙げられてます。ネット検索でもアーカイブ資料のリハウジング例はいくつもありました。 ちなみに日本語のリハウジングの検索結果は家のことばかりでした((+_+))

店長としては、リハウジングはスマファイと通じるものがあると感じています。スマファイは残したい資料を人が気持ちよ~く使えるように保存するのをサポートするファイリング用品なので、リハウジングの収納改善にお役に立てると思うからです。

公開されている調査報告書の中でリハウジングに言及しているページはp42,43,45,50,89,93ですので、探してみてください(^^)v →特定歴史公文書等の劣化状況等に係る調査研究業務報告書

こどもアーカイブの試み

こどもアーカイブを試みています。スマートファイリングシステム(スマファイ・システム)に取り組み始めた頃から、「個人的にこの箱にどんなものが残っていると嬉しいか」ということを社内でよく話し合いました。いつも出たのが、自分が子供の時に描いた絵とか作文、答案用紙とか、自分の幼い頃の記録の断片が残っていたらいいなと。昔は絵が得意だったとか賞をもらったとか特別な理由がない限り子供の頃のものって親もなかなか残してません。残っていても大掃除や引っ越しで捨ててしまうことが多い。なぜか?段ボール箱につっこんだり丸めたりして、ちゃんと保管してないからです。茶色くボロボロになって埃や虫の糞だらけでゴミ扱いにされちゃうから、なっかなか残らないのです。

で、スマファイのファイリングボックスでそんな思い出を残すお手伝いできたら最高だと考えました。スマファイ・ボックスは、添加物を含まない段ボールで箱の中は長持ち環境、エコ素材で軽くて蓋もあるから、これに入れたらバッチリ長持ちさせられます。どうやったらスマファイ・ボックスに入れてもらえるか。一人一箱あれば十分なんです。子供の成長過程の中で出てくるものをどうやってとっといて、いつスマファイ・ボックスに入れ替えるか。卒業までためてから?どこにおいて、誰が入れ替える?それが面倒だから捨てちゃうのに、、、、((+_+)) 

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【ラボ日誌02】ファイルボックスの中

アフターのファイルボックスの中を簡単にご紹介。細かいルールはあえてなし。A4のL字封筒に紙書類をまとまりで入れていくだけ。古文書整理と同じ。時間が許せば後で分類すればいい。封筒には中身のことをメモ。(ちなみに我々は年度で大分類してます)。封筒だけだと自立しないので個別フォルダも併用。

このボックスには、市販のA4ファイルも角2封筒も入るので、封筒を使ったファイリングの達人に喜んでもらえないかな。

 

【ラボ日誌01】使ってみました

やっぱり実際に使ってみるのが一番ということで、事務所の資料をスマートファイルボックスに収納してみました。
結論、、、とても使いやすかったんです!使いやすいから商品化したんですが、びっくりというか自画自賛というか(笑)。無駄な空間も縮小してなんとスペースが増えました。

市販のファイルボックスでは入らない角2封筒も入るサイズなので、封筒のまま整理できるんです。ということで、あまり出番がなくなった資料はフタのあるスマートファイルボックスに保存して埃や光の侵入を防いで安心あんしん。写真は右がビフォー左がアフターです。詳しくは、ぼちぼち紹介していきます。