〇スマファイ・年度明け宣言

4月に入り年度が新しくなりました。
秋から年度末にかけて、スマファイのブログは休眠していました。

春は資料整理の季節です♪   スマートファイリングの事例を紹介していきますのでよろしくお願いします。
昨年度スマファイの利用で「すっきりした」「資料が片付いてスペースができた」「長年の悩みだった資料整理ができて前に進める」といったお声をお聞きして、ますます使いやすいスマファイでお客様の資料整理のお手伝いをしたいと思っています。
スマファイは改善しながら成長します!

お客様とコラボしたパンフレットボックス

パンフレットボックスってご存知ですか?
雑誌やパンフレットなどの薄い冊子を立てて収納するファイルボックスです。箱の上半分を斜めに切ったような形状で、図書館や学校やオフィスでよく見るやつです。

お客様のリクエストで大胆にアレンジしたパンフレットボックスを6年前に作ったのですが、今年さらにリファインして新しいデザインにしたのでご紹介します。

●旧モデルの誕生(2008年)
お客様は印刷博物館のライブラリーの司書の山崎さま。「雑誌を取り出す時に手前部分を手で引っ張るし、出し入れでぶつけたりして、どうしてもそこが傷んで困る」というご相談を受けました。手前がないコの字型でいいのではと思ったら「手前部分は資料名を書くスペースなので必要」とのこと。司書さんの気持ちわかります。
山崎さまの利用状況をヒアリングしていくと、こんな感じかな~というイメージが浮かんできました。
早速デザインの原案を考えて、CAD担当の同僚に設計してもらいました。いやあ実にうまく設計してくれました~。特に斜め45度に折る難しい部分をうまく処理してあります。
目指すのはシンプルさ。ボタンやテープや接着剤を使わず余計な出っ張りがなくて、手前の部分がスムーズに開閉することを心掛けたデザインです。

山崎さまにサンプルを見ていただいたところ、イメージ通りとのことで一発採用です!
使いやすい、高い棚にある資料が取り出しやすいと好評で継続して購入いただいている印博さまだけのロングセラー♪ 実は試作の時に作ったボックスは自分でも使っていてとても便利です。

●ニューモデルの進化(2014年)
今年、山崎さまから新たな課題をいただきました。
ダブルフラップフォルダー(TRCCのオリジナル・ファイリング用品)を納めたいが、数ミリの差で入らない。10㎝幅に加えて半分幅もほしい」とのこと。
この機会にデザインと素材を見直し、サイドを全面カバーする四角い形状にしました。箱自体の強度が増した上に厚みも減少。 さらに薄く丈夫にするために、ラーソンジュールニッポンのCXDの製造担当の関さんにお声かけしてコラボしました。
素材は薄くて堅いCXDのプレミアムコルゲートを使用。
スマファイのCADデザインをベースにCXDで部分的に設計変更。結果として、開閉の差し込み部分のディテールは我がスマファイが得意とする仕上げで、ボックスの組み立てはCXDの加工技術でワンタッチで形になる新しいパンフレットボックスが完成しました。

お互いのいいとこ取りコラボで、箱としてすっきりして強度も増した上に厚みが半減しました♪ この箱はまだwebshopでは扱っていないので、詳しくは直接お問い合わせくださいませ。

●ネーミング募集中
このパンフレットボックス、名前を検討中でございます。
2008年当時私が「フロントサイド・スイングボックス」と名付けたものの、誰も覚えられず、内部では「山崎さんの箱」で通ってます(^^ゞ

AV資料整理<カセットテープ>スマートファイリング編【収納する】

カセットテープの整理をする日に史料室訪問。土屋さんと森先生、安藤さんが迎えてくださいました。 スマファイの箱は薄くて軽い段ボールなので組み立ては簡単です。私にできるのは早くきれいに組み立てるコツを伝授する程度。リーダー役の土屋さんが実際にどの順番で収納するか決めている間に、森先生と安藤さんと私の3人で箱をサクサクと組み立てます。お二人ともすぐに慣れて手際が良いため楽しく組み立てて、みるみるうちに箱の山ができました。 リストの順に古い時代のテープから納めます。なるべく隙間を作らないように収納し、同じグループでも入りきらなかったら次の内箱に入れます。そしてポストイットにリストの番号や簡単なタイトルを書いて箱の上に貼りつけます。外箱も同様です。順番を変える、重複テープを省くなどは、土屋さんと相談して決めます。整理しながら「○○先生のお話があった!」「あの時こんなことあったんだね」といった話で盛り上がります。しかしカセットテープは紙文書と違ってケースに入っていて中を見られないためタイトルで判断するしかなく、作業の手が止まらず時間がかかりません。 カセットテープをビッシリ納めると内箱は約1.6㎏。外箱に5箱入れると8㎏で結構重くなりますが、中に内箱が詰まっているためしっかりして女性でも持ちやすいです。

ここでスマファイ・ポイント~ SP1:外箱を重ねて収納してコンパクト 棚に外箱8つを4列2段に並べて、見た目もすっきり。全部で15箱なので、現在4棚→2棚になり、2棚分のスペースができました。 SP2:スペーサーの活用 分類の関係でどうしても箱に隙間ができる場合そのままだとテープがカシャカシャ動いてしまう。そこで、長方形のスペーサーでコの字に折って詰めてみました。段ボール紙の端材で作れて隙間もピタッと詰められて無駄なくいい感じ。こういう隙間を詰めるのをスペーサーとかインナーといいます。

2回に分けて、大学史料室の大量のカセットテープの収納整理をご紹介しました。アーキビスト目線で所蔵するAV資料というアーカイブの整理をデザインし箱にファイリングすることを、スマートファイリング式で形にさせていただきましたが、これってリハウジングの一つのモデルといえるかも。スマファイの容器がうまくマッチしてうれしいです。AV資料の整理はスマファイにお任せください! 最後に、恵泉女学園大学は教育に園芸を取り入れられているとのことで、学園のキャンパスには季節のお花の庭があふれてとてもきれいなんです。卒業生でもある土屋さんが翻訳された本をご紹介しますね。とっても素敵なお庭の本です。→ジーキルの美しい庭-花の庭の色彩設計

AV資料整理<カセットテープ>スマートデザイン編【設計する】

世田谷の恵泉女学園史料室でカセットテープの整理の箱を製作しました。アーキビストとコンサバターの資料ファイリング・コラボです。2回に分けてご紹介します。

カセットテープは今や過去の遺物。再生機器がなければ聞くことができません。しかし大学アーカイブでは過去の行事や講演会、学長の話など録音されたものを多く持っておられます。まれにデジタル化して再録しているという話も聞きますが、大抵は段ボール箱や空き箱や紙袋にガサッと入っているのがほとんどです。以前吉川英治記念館のビデオテープの整理でカセットテープの箱も製作しましたが、今回はカセットテープだけの収納容器です。

担当者の土屋昌子さんは日本アーカイブズ学会のアーキビスト資格を持っておられる方で、大量にあるカセットテープを整理したいとご相談を受けました。段ボール箱やレトロなお菓子の缶などに納まったテープは、4棚分を占めていて結構なボリューム。

土屋さんの希望は、
・棚の奥行と幅を活かしてスペースを有効に使いたい。
・同じサイズの箱。コンパクトだが容量は多い箱。

Webshopの定型3タイプをベースにして棚に合わせたオーダーメードの箱をCADでデザイン設計しました。数パタンをプレゼンした結果、テープが約24本入る1列タイプの細長い内箱(外寸422x124x77㎜)と、内箱を5つ納める外箱(外寸440x405x130㎜)の2種類になりました。
並行して、土屋さんは古い箱や缶からテープを全部出してリストアップ。年代と内容でテープを分類して、必要な箱の概数を計算されました。 テープはなんと1,720本。内箱が75箱、外箱が15箱と決定‼‼ 実際の作業は後編で。

 

アーカイブのリハウジング

唐突ですが、アーカイブ資料のリハウジングってご存知ですか?私は昨年度知ったのですが、スマファイ・マインドにビビッときたので紹介します。

実は昨年度後半は国立公文書館で特定歴史公文書等の劣化状況等に係る調査研究というお仕事に取り組んでいたため、全然ブログにスマファイの近況をアップできませんでした。調査研究結果は館のHPに公開されました。調査の目的は資料の劣化破損の度合いを数値化することです。館として客観的な数値に基づいた脱酸や修復、代替化などの具体的な対策を計画、実践するというミッションの基礎データにするためです。

1)劣化資料→【脱酸】2)破損資料→【修復】3)劣化破損甚大・利用頻度が高い資料→【代替化】といった図式が予想されていましたが、実際の結果では、4)破損度は高くないけれども今のままではとても扱いにくい資料に対して、上記の3つの対策以前の処置として【リハウジング】という対策が浮上しました!

リハウジングという考え方は、今回の調査の現場主任者でアメリカの大学図書館のConservation Librarianをしている日沖和子さんが収蔵資料のコンディションからその有用性を強く感じて提言してくれたものなんです。
初めて聞く用語でしたが、欧米のライブラリーやアーカイブでRehousingといえば通じる基本的処置とのこと。簡単にいうと「資料の形態を変えずに、収納を改善して使いやすくし、破損や汚損などを取り除くこと」です。これなら無理なく取り入れられます。おかげで、調査報告書にもリハウジングを対策のひとつとして加えることができました。

p45 図表5-8より
p45 図表5-8より

ラボの図書室の本を調べてみたら1990年のThe American ArchivistのPreservation特集の本にRehousingについての言及がありました。記事にはArchival PreservationとしてPrevention(先行予防)の実践例としてRehousingが挙げられてます。ネット検索でもアーカイブ資料のリハウジング例はいくつもありました。 ちなみに日本語のリハウジングの検索結果は家のことばかりでした((+_+))

店長としては、リハウジングはスマファイと通じるものがあると感じています。スマファイは残したい資料を人が気持ちよ~く使えるように保存するのをサポートするファイリング用品なので、リハウジングの収納改善にお役に立てると思うからです。

公開されている調査報告書の中でリハウジングに言及しているページはp42,43,45,50,89,93ですので、探してみてください(^^)v →特定歴史公文書等の劣化状況等に係る調査研究業務報告書

新聞のスマートファイリング

スマファイ店長です。久しぶりにブログを更新できて嬉しいです。ユニークな地方版新聞のファイリング保存で、入間市立図書館の導入事例をご紹介します。

埼玉の入間市立図書館では、古い地方版の新聞原紙を保存しておられ「新聞地方版ファイリング事業」として、貴重資料保存袋とスマファイボックスを使った整理を推進しています。公共図書館では新聞原紙保管はだいたい1年で(長くて3年)それ以降は縮刷版の利用になります。ただ、地方版の原紙は縮刷版にはならないし、もちろんウェッブでも残らない。同じ地域の公共図書館でも保存の厳密なルールがないのが現状です。しかし新聞の地方版は地元の貴重な情報ソースとなり、現に閲覧利用も結構多いとのこと。そこで、司書の方が過去の地方版新聞原紙保存に選んだのが、フィルムルックス社の貴重資料保存袋とスマファイラボの専用スマートボックスの収納方法です。
 【新聞ファイリングの手順】
1)新聞半年分をバラバラにならないよう穴を2つ空けて事務紐で綴じる。
2)透明の貴重資料保存袋に入れる。透明だからタイトル書く手間なし。
3)スマファイのスマートボックスに袋を入れる。側面にタイトルラベルを貼る。
4)横にして本のように書棚に配架する。

いやぁ、これは目からウロコの整理方法です。ちょうど合冊製本みたいに箱に入った新聞がきれいに並んでサッと1箱が出せるようになっています。横置きで紙袋に積み上げられていた時は出し入れで袋がすぐ破れていたようです。現在の袋と箱を使った方法はシンプルで使いやすく低コストでできることです。すべて図書館のマンパワーで行われたというのが素晴らしい!大きな図書館や古い図書館で行われていた新聞原紙の製本や一個一個箱作るのに外注するなんて、費用と時間の無駄です。小島さまと奥村さまという司書の方の選択がスマートだなと思いました。こんないい活用例にスマファイラボのボックスを使っていただけて本当にうれしいです。

このファイリング方法は新聞の原紙保存方法として、スタンダードにいや、なってほしいですね~(^^♪ 実は少しずつ採用されていますので、関心のある方はお問合せください。

スマートアーカイブ!(大学アーカイブ3)

日本女子大学成瀬記念館を久しぶりに訪問してきました。A3スマートファイルボックスを使った後、今度は箱で平置きしていた資料をA4スマートファイルボックスに入れ替えをして、これまた使い勝手がよくなったと学芸員の岸本さんからお聞きして先月見てきました。

A4のファイルボックスはベニピンクの方を購入されたので、棚に淡いピンク色のファイルボックスが並んでいる様子はフワァッと明るくてきれいです。A4やB5などの小さめの資料や冊子、書籍を透明袋に入れてファイルボックスに縦に納めてあります。元々浅い被せ箱に入れて箱を平積みしていたものを、記念館のスタッフがピンクのA4スマファイボックスを見て「使える!」と思ったらしく、彼女のアイデアで平積みの箱から資料を出して、スマファイボックスに入れ替えて縦に配架して整理することになったそうです。(残念ながら、その彼女はお休みでお目にかかれず!) そうして中身が確定した箱にはテプラとラベルが貼ってあってとても見やすく、作業途中の箱にはポストイットが貼ってありました。

平積み配架だと下の箱は一旦上の箱を動かさないと取り出せませんが、狭い収蔵庫では効率の悪い作業です。縦配架だとどの箱もすぐ片手でサッと出せます。埃除けの蓋もあって開閉も楽ちんです。 別室ではキャビネットの中に納めたボックスの使い方を見せていただきました。こちらは上から取り出すので蓋にラベルが貼ってありました。見るからにすっきりして使いやすそうなスマートアーカイブです。

あらためて、学芸員の方が定型の容器を使って、大きさや形状の異なる資料を上手に収納されて使いやすくなっているのを見て、「容器の役目って中の資料を守ることと使いやすいことが一番だ」と感じました。資料が主役で箱は脇役です。もっと大学や企業の資料の整理に活用していただいてこのことを実感してもらわなくちゃ。

オリンピック2020東京の応援リース

今年のウィンブルドン始まりました。昨年現地で観戦したので、TVを見るとあそこだなとよくわかってなんともうれしい限りです。大好きな伊達公子と錦織圭選手が3回戦進出で応援にも熱が入ります。お気に入りのフェデラーがなんと2回戦で伏兵に敗れ、ナダルも負けちゃったし、棄権者も多く、波乱の大会です。だから、伊達さんがNo.1のセリーナに勝っちゃうかもしれませんよ!(英語のサイトみても、Incredible!とかthe oldest playerがNo.1と対決!と注目で期待されてます)

昨年7月はロンドンでオリンピックの1か月前で街が活気があり雰囲気がolympic leaseとってもよかったので、2020年の東京オリンピック・パラリンピックはぜひ来てほしい。そこで、わが社のオリンピック招聘応援グッズを紹介したいと思います。社長が作った東京オリンピックのロゴマークをイメージしたオリジナルリースです。

かなり凝っていて、1つ1つのピースの大きさを変えながら5色の花の配置を整えているのです。ピースの素材は紙でできています。なんせわが社は紙の修復の専門の会社ですから。燃やせるからエコですし、軽いし。試作中とはいえ、かなりいい線いっていると思ったので、アトリエに飾ることに。日本の和紙を使ったらもっとらしくなるかもと話してます。立体感ができて伝統的な折り紙のリースということで2020東京のアピールになったかな~!アップだとこんな感じです。→

これをプレゼン会場で飾りたいな~。スマートファイリング・ラボとTRCCから応援メッセージに代えて\(^o^)/

目指せ!スマート・ファイリング!

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